Digitales Berichtsheft im Betrieb einführen: so gehen Sie vor

Ein digitales Berichtsheft ist zulässig, denn das Gesetz lässt den schriftlichen oder den elektronischen Ausbildungsnachweis zu (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG). Für die Umstellung halten Sie die Form im Ausbildungsvertrag fest (§ 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 12 BBiG), klären mit dem Betriebsrat, ob eine Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG oder § 98 BetrVG besteht, und weisen Ausbilder und Auszubildende ein. Danach folgt ein Probelauf mit einer kleinen Gruppe.

Stand: 15.10.2026

Ist ein digitales Berichtsheft erlaubt?

Ja. Auszubildende müssen einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis führen (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG). Für die Zulassung zur Abschlussprüfung muss ein Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch vorgelegt werden (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG). Im Handwerk gilt dasselbe für die Gesellenprüfung (§ 36 Absatz 1 Nummer 2 HwO).

Die Pflicht des Ausbildenden bleibt bei jeder Form gleich: Er muss zum Führen anhalten und den Nachweis regelmäßig durchsehen (§ 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG). Wie die Kammer die elektronische Form bei der Prüfungsanmeldung entgegennimmt, entscheidet sie selbst. Fragen Sie vor dem Start bei Ihrer zuständigen Kammer nach.

Die Schritte der Einführung

Betriebsrat: Mitbestimmung bei der Einführung

Der Betriebsrat hat, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht, bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen (§ 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG). Ob ein digitales Berichtsheft darunter fällt, ist eine Frage des Einzelfalls. Der Gesetzestext nennt es nicht. Entscheidend ist, welche Daten das System erfasst und wer sie auswerten kann.

Unabhängig davon hat der Betriebsrat bei der Durchführung von Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung mitzubestimmen (§ 98 Absatz 1 BetrVG). Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, sprechen Sie ihn deshalb vor der Entscheidung an. Wenn Sie unsicher sind, ob eine Betriebsvereinbarung nötig ist, holen Sie Rechtsrat ein.

• Welche Daten werden erfasst: Tätigkeiten, Stunden, Abwesenheitsarten ohne Diagnose?
• Wer sieht welche Wochen: nur der zuständige Ausbilder und die Vertretung?
• Wie lange werden Nachweise aufbewahrt, und wer kann exportieren?
• Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Ausbildungsvertrag anpassen

Ausbildende müssen den wesentlichen Inhalt des Vertrags in Textform abfassen (§ 11 Absatz 1 Satz 1 BBiG). Dazu gehört die Form des Ausbildungsnachweises nach § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG (§ 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 12 BBiG). Für neue Verträge tragen Sie dort „elektronisch“ ein.

Für laufende Verträge sagt das Gesetz nichts zur Umstellung. Sinnvoll ist eine kurze schriftliche Ergänzung, die beide Seiten unterschreiben, bei Minderjährigen auch die gesetzlichen Vertreter. Fragen Sie bei Ihrer Kammer nach, ob sie die Änderung sehen möchte.

Was das Verfahren können sollte

• Wochenweiser Nachweis mit Tätigkeiten, Stunden und Ausbildungsjahr.
• Freigabe durch den zuständigen Ausbilder mit Name und Zeitpunkt, danach keine Änderung mehr.
• Vertretung, wenn der Ausbilder abwesend ist.
• Export als PDF, einzeln und für den gesamten Zeitraum.
• Übersicht für den Ausbilder über offene Wochen aller Auszubildenden.
• Abwesenheiten ohne Diagnose.

Einweisung und Alltag nach dem Start

Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Absatz 2 Satz 2 BBiG). Planen Sie deshalb bei der Einführung feste Schreibzeit ein und sagen Sie den Ausbildern, wann sie freigeben.

Legen Sie fest, wie mit den alten Papierheften umgegangen wird. Abgeschlossene Hefte archivieren Sie unverändert. Im laufenden Heft sollten Sie den Stichtag klar markieren, damit die Wochen nach der Umstellung ohne Lücke anschließen.

Wie heftwerk dabei hilft

In heftwerk tragen Auszubildende ihre Woche nach Tagen und Stunden ein, am Telefon oder am Rechner im Browser. Der zuständige Ausbilder gibt frei oder gibt mit Kommentar zurück, ist er abwesend, bestätigt die Abteilungsleitung in Vertretung. Der Nachweis als PDF folgt dem Aufbau des IHK-Nachweises, ein Gesamtexport liefert jederzeit alle bestätigten Wochen. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie beim Anlegen des Betriebs.

• Digitales Berichtsheft: Rechtslage
• Datenschutz beim Berichtsheft
• Abschaltung des IHK-Berichtshefts
• Betrieb anlegen