Elektronischer Ausbildungsnachweis: Ist ein digitales Berichtsheft erlaubt?

Ja, ein digitales Berichtsheft ist erlaubt. § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG nennt den schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis, und nach § 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG genügt die schriftliche oder elektronische Vorlage zur Prüfung. Die Form halten Betrieb und Auszubildende im Ausbildungsvertrag fest (§ 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 12 BBiG). Eine bestimmte Software schreibt das Gesetz nicht vor.

Stand: 15.10.2026

Was das Gesetz erlaubt

Drei Vorschriften nennen den elektronischen Nachweis ausdrücklich. § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG verpflichtet Auszubildende, einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen. § 14 Absatz 2 BBiG verpflichtet die Ausbildenden, Auszubildende dazu anzuhalten und die Nachweise regelmäßig durchzusehen. Für die Zulassung zur Abschlussprüfung genügt die schriftliche oder elektronische Vorlage (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG).

Im Handwerk gilt dasselbe: § 36 Absatz 1 Nummer 2 HwO verweist auf den Ausbildungsnachweis nach § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG, der schriftlich oder elektronisch vorgelegt wird.

Seit wann ist der elektronische Nachweis ausdrücklich erlaubt?

Die ausdrückliche Nennung des elektronischen Ausbildungsnachweises steht in der Fassung von § 13 Satz 2 BBiG, § 14 Absatz 2 BBiG und § 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG, die ab dem 6. April 2017 gilt. Nach § 103 Absatz 3 BBiG bleibt für Ausbildungsverträge, die vor dem 30. September 2017 abgeschlossen wurden, die bis zum 5. April 2017 geltende Fassung anzuwenden.

Für später abgeschlossene Ausbildungsverträge gilt die neue Fassung ohne Einschränkung.

Was im Ausbildungsvertrag stehen muss

Ausbildende müssen den wesentlichen Inhalt des Vertrages unverzüglich nach Vertragsschluss, spätestens vor Beginn der Ausbildung, in Textform abfassen (§ 11 Absatz 1 Satz 1 BBiG). Zu den Mindestangaben gehört die Form des Ausbildungsnachweises (§ 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 12 BBiG). Das Gesetz schreibt nicht vor, welche der beiden Formen es sein muss.

Eine Formulierung genügt, die die Form klar benennt. Beispiele:

• Der Ausbildungsnachweis wird schriftlich in Papierform geführt.
• Der Ausbildungsnachweis wird elektronisch im Verfahren des Ausbildungsbetriebes geführt.
• Der Ausbildungsnachweis wird elektronisch geführt; die Auszubildenden erhalten dafür einen persönlichen Zugang.

• Der Ausbildungsvertrag

Was ein digitales Verfahren können sollte

Das Gesetz stellt keine technischen Anforderungen an ein digitales Berichtsheft. Aus den Pflichten der Beteiligten lassen sich aber Punkte ableiten, die ein Verfahren abdecken sollte:

• Datenschutz im Berichtsheft

Betriebsrat und digitales Verfahren

Gibt es einen Betriebsrat, kann er mitzubestimmen haben. Nach § 98 Absatz 1 BetrVG bestimmt er bei der Durchführung betrieblicher Berufsbildungsmaßnahmen mit. Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG gilt das bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.

Ob ein digitales Berichtsheft darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab, der Gesetzestext nennt es nicht. Beziehen Sie den Betriebsrat früh ein.

Beispiel: Wie heftwerk den Nachweis führt

Auszubildende tragen ihre Woche nach Tagen und Stunden ein, am Telefon oder am Rechner im Browser. Der zuständige Ausbilder gibt frei oder gibt mit Kommentar zurück. Mit der Freigabe stehen Name und Zeitpunkt fest, danach lässt sich die Woche nicht mehr ändern. Ein Gesamtexport liefert jederzeit alle bestätigten Wochen.

Die Anmeldung läuft ohne Passwort über einen Code per E-Mail. Die Server stehen in Deutschland, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Betriebe beim Anlegen des Betriebs.

• Digitales Berichtsheft: Überblick
• Was ein Ausbildungsnachweis ist