Berichtsheft aufbewahren: Fristen, Kopie und Eigentum
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für das Berichtsheft nennt das Berufsbildungsgesetz nicht. Belegt ist nur die Frist für den Ausbildungsvertrag: Ausbildende bewahren die Vertragsabfassung und den Empfangsnachweis nach Ablauf des Jahres, in dem das Ausbildungsverhältnis beendet wurde, drei Jahre lang auf (§ 11 Absatz 2 Satz 4 BBiG). Wem das Berichtsheft gehört, sagt das Gesetz ebenfalls nicht. Betrieb und Auszubildende sollten das bei Ausbildungsende klären.
Stand: 15.10.2026
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Was das Gesetz regelt und was nicht
Das Gesetz verlangt vom Ausbildungsnachweis, dass er geführt, regelmäßig durchgesehen und zur Zulassung vorgelegt wird. Eine Frist, wie lange er danach aufzubewahren ist, steht in diesen Vorschriften nicht. Eine Frist für den Betrieb lässt sich daraus nicht ableiten.
| Unterlage | Frist nach dem Gesetz | Fundstelle |
|---|---|---|
| Vertragsabfassung und Empfangsnachweis | Drei Jahre ab Ablauf des Jahres, in dem das Ausbildungsverhältnis endete | § 11 Absatz 2 Satz 4 BBiG |
| Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) | Keine Frist im Gesetzestext | § 13 Satz 2 Nummer 7, § 14 Absatz 2 BBiG |
Für das Berichtsheft selbst gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, für den Ausbildungsvertrag drei Jahre.
Beispiel: Frist für den Ausbildungsvertrag berechnen
Die Frist beginnt nicht mit dem Ende der Ausbildung, sondern mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie endete.
| Ende der Ausbildung | Frist beginnt | Aufbewahren bis |
|---|---|---|
| 31.01.2027 | Ablauf des Jahres 2027 | 31.12.2030 |
| 30.06.2028 | Ablauf des Jahres 2028 | 31.12.2031 |
| 31.08.2029 | Ablauf des Jahres 2029 | 31.12.2032 |
Wem gehört das Berichtsheft?
Die geprüften Vorschriften regeln das Eigentum nicht. Sie sagen: Auszubildende führen den Nachweis (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG), Ausbildende sehen ihn durch (§ 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG), und er wird über die Ausbildenden zur Prüfung vorgelegt (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG). Eine Aussage dazu, wer das Heft behalten darf, ist darin nicht enthalten.
Nach der Empfehlung 156 des BIBB-Hauptausschusses führen Auszubildende den Nachweis selbstständig.
Kopie für den Betrieb
Das Gesetz verlangt keine Kopie. Ein Betrieb kann aber ein Interesse daran haben, die regelmäßige Durchsicht nach § 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG belegen zu können. Eine Kopie oder eine digitale Ablage der bestätigten Wochen leistet das.
Wer eine Kopie anlegt, verarbeitet damit personenbezogene Daten der Auszubildenden. Legen Sie fest, wo die Kopie liegt, wer sie sehen darf und wann sie gelöscht wird.
Nach der Ausbildung
heftwerk liefert mit einem Gesamtexport jederzeit alle bestätigten Wochen. Wer den Export rechtzeitig anlegt, hat seinen Nachweis auch dann, wenn der Zugang endet.
- Beim Ausbildungsende schriftlich klären, wer das Original und wer eine Kopie behält.
- Auszubildende sollten ihr Berichtsheft mindestens bis zum Prüfungsergebnis und zum Zeugnis aufheben.
- Bei digitalen Verfahren vor dem Ende des Zugangs einen Gesamtexport anfordern.
- Ausbildende bewahren Vertragsabfassung und Empfangsnachweis drei Jahre nach Ablauf des Endjahres auf (§ 11 Absatz 2 Satz 4 BBiG).
Häufige Fragen
Wie lange muss ein Betrieb das Berichtsheft aufbewahren?
Das Gesetz nennt dafür keine Frist. Belegt ist nur die Frist für Vertragsabfassung und Empfangsnachweis: drei Jahre ab Ablauf des Jahres, in dem das Ausbildungsverhältnis endete (§ 11 Absatz 2 Satz 4 BBiG).
Wie lange sollte man als Auszubildender das Berichtsheft aufheben?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Heben Sie es mindestens bis zum Prüfungsergebnis auf. Danach kann es als Erinnerung und als Nachweis der absolvierten Ausbildung nützlich sein.
Wem gehört das Berichtsheft?
Das Gesetz regelt das nicht. Es sagt nur, dass Auszubildende den Nachweis führen und Ausbildende ihn durchsehen. Klären Sie zum Ausbildungsende schriftlich, wer Original und Kopie behält.
Darf der Betrieb eine Kopie des Berichtshefts behalten?
Das Gesetz verlangt keine Kopie und regelt auch nicht, wie lange sie liegen darf. Weil sie personenbezogene Daten enthält, sollte der Betrieb Ablageort, Zugriff und Löschzeitpunkt festlegen.
Quellen
- Berufsausbildungsvertrag im Berufsbildungsgesetz (gesetze-im-internet.de), abgerufen am 15.10.2026
- Pflichten der Ausbildenden im Berufsbildungsgesetz (gesetze-im-internet.de), abgerufen am 15.10.2026
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