Datenschutz im Berichtsheft: Wer darf mitlesen, was gehört nicht hinein?

Das Berichtsheft enthält personenbezogene Daten der Auszubildenden und oft Angaben zum Betrieb. Lesen dürfen es die Auszubildenden selbst, die Ausbildenden und beauftragten Ausbilder, die es nach § 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG regelmäßig durchsehen, und die Stelle, der es zur Zulassung vorgelegt wird. Gesundheitsdaten und Betriebsgeheimnisse gehören nicht hinein. Nutzt der Betrieb das Verfahren eines Anbieters, braucht er dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

Stand: 15.10.2026

Wer darf das Berichtsheft lesen?

Nach der Empfehlung 156 kann außerdem die Berufsschule im Rahmen der Lernortkooperation Kenntnis nehmen (Nummer 8), und Arbeitnehmervertretungen können zur Erfüllung ihrer Aufgaben Einsicht nehmen (Nummer 10). Weitere Personen brauchen einen eigenen Grund.

Was nicht ins Berichtsheft gehört

Auszubildende müssen über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen wahren (§ 13 Satz 2 Nummer 6 BBiG). Das gilt auch für das Berichtsheft: Es wird vom Ausbilder, bei Minderjährigen von den Eltern und von der Kammer gelesen, und wandert unter Umständen in fremde Hände.

Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Für den Nachweis genügt es, dass an einem Tag Krankheit vorlag. Die Diagnose gehört nicht hinein.

Digitale Verfahren und Auftragsverarbeitung

Wird das Berichtsheft in einem Verfahren eines Anbieters geführt, verarbeitet der Anbieter Daten im Auftrag des Betriebs. Artikel 28 DSGVO regelt das: Der Betrieb darf nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten, und die Verarbeitung beruht auf einem Vertrag oder einem anderen Rechtsinstrument.

Der Betrieb sollte vor dem Einsatz prüfen:

• Liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor?
• Wo stehen die Server, und wer hat Zugriff?
• Wer im Betrieb darf welche Einträge sehen?
• Was geschieht mit den Daten, wenn der Vertrag endet?

Betriebsrat

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Durchführung betrieblicher Berufsbildungsmaßnahmen mit (§ 98 Absatz 1 BetrVG). Bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, kommt § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG in Betracht, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.

Ob ein digitales Berichtsheft darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab. Der Gesetzestext nennt es nicht.

Datenschutz in heftwerk

Die Server von heftwerk stehen in Deutschland. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließt der Betrieb beim Anlegen. Die Anmeldung läuft ohne Passwort über einen Code per E-Mail.

Eine Diagnose gehört nicht ins Berichtsheft. Für einen Krankheitstag genügt der Vermerk, dass Sie krank waren.

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