heftwerk: das Berichtsheft-Tool im Überblick

heftwerk ist ein Berichtsheft-Tool für den digitalen Ausbildungsnachweis nach § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG. Auszubildende tragen ihre Woche nach Tagen und Stunden ein, der zuständige Ausbilder gibt sie frei, und der Nachweis steht als PDF für die Zulassung zur Prüfung bereit. Den Vertrag schließt der Ausbildungsbetrieb: ein fester Monatsbeitrag je Betrieb, gestaffelt nach der Zahl der Auszubildenden. Für Auszubildende ist heftwerk kostenlos.

Stand: 15.10.2026

Steckbrief

Was das Berichtsheft-Tool heute kann, und was noch kommt

Jede Funktion steht mit ihrem Stand da.

• Wochennachweis mit Freigabe Heute nutzbar
  Auszubildende schreiben ihre Woche nach Tagen und Stunden, der zuständige Ausbilder gibt sie frei, und mit der Freigabe stehen Name und Zeitpunkt fest.
• Freigabe mit Vertretung Heute nutzbar
  Ist der zuständige Ausbilder im Urlaub oder krank, bestätigt die Abteilungsleitung die Woche in Vertretung und sieht dafür alle Azubis ihrer Abteilung samt Akte.
• Abteilungen Heute nutzbar
  Abteilungen bilden eine Ebene zwischen Standort und Ausbilder und bekommen auf Wunsch eine eigene Leitung.
• Abteilungsleitung über Standorte hinweg Heute nutzbar
  Die Abteilungsleitung nimmt Ausbilder auch von anderen Standorten in ihren Bereich auf und sieht, bestätigt und exportiert die Wochen ihres Bereichs.
• Organigramm Heute nutzbar
  Das Organigramm baut sich aus den Zuständigkeiten im Betrieb von selbst auf und wächst mit jeder neuen Zuordnung.
• Belege an der Woche Heute nutzbar
  Auszubildende hängen Fotos und PDF-Dateien an ihre Woche, und im Nachweis bekommt jeder Beleg eine eigene Seite.
• Abwesenheiten In Entwicklung
  Urlaub, Krankheit, Freistellung und Feiertage tragen Auszubildende ohne Diagnose als Abwesenheit ein, und der Ausbilder bestätigt sie mit der Woche.
• Meilensteine der Ausbildung In Entwicklung
  Ausbildungszeit, Ende der Probezeit, Prüfungstermine mit dem Zeitraum aus der Ausbildungsordnung und die Fristen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz stehen in der Akte jedes Auszubildenden.
• Ausbildungsplan In Entwicklung
  Auszubildende ordnen ihre Einträge den Positionen des amtlichen Ausbildungsrahmenplans oder eigenen Positionen des Betriebs zu, und beide sehen je Position den bestätigten Stand.
• PDF-Nachweis Heute nutzbar
  Der Nachweis als PDF folgt dem Aufbau des IHK-Nachweises mit Deckblatt, Übersicht aller Wochen und einem Blatt je Woche.
• Gesamtexport Heute nutzbar
  Ein Gesamtexport liefert jederzeit alle bestätigten Wochen als PDF samt Archivdatei.
• Export der Azubiliste Heute nutzbar
  Die gefilterte Liste der Auszubildenden mit ihrem Stand lädt der Betrieb als CSV-Tabelle herunter.
• Freie Gruppen Heute nutzbar
  Betriebe fassen Auszubildende in eigenen Gruppen zusammen, etwa nach Jahrgang oder Projekt, und filtern die Übersicht danach.
• Einsatzplanung Heute nutzbar
  Die Ausbildungsleitung plant, wann ein Auszubildender in welcher Abteilung ist, und sieht im Zeitplan, wer wann wo ist und wer bald wechselt.
• Beurteilungen nach dem Einsatz Heute nutzbar
  Nach jedem Einsatz beurteilt die Abteilung den Auszubildenden nach einer Vorlage des Betriebs, und der Auszubildende bestätigt, dass er die Beurteilung kennt.
• Unterweisungen mit Fälligkeit Heute nutzbar
  Der Betrieb legt fest, wie oft Unterweisungen wie Arbeitsschutz oder Brandschutz wiederkehren, sieht je Auszubildendem die nächste Fälligkeit und trägt eine Unterweisung für viele auf einmal ein.
• Bisherigen Nachweis hinterlegen Heute nutzbar
  Wer mitten in der Ausbildung wechselt, legt den bisherigen Nachweis aus Papierheft oder IHK-Portal als PDF oder Foto ab, und der Gesamtnachweis stellt ihn den Wochen in heftwerk voran.
• Logo des Betriebs im Nachweis Heute nutzbar
  Auf dem Deckblatt des Nachweises steht das Logo des Betriebs an der Stelle der heftwerk-Wortmarke.
• Betriebswechsel In Entwicklung
  Beim Betriebswechsel übernimmt der neue Betrieb die Wochen aus einer Exportdatei.
• Azubis aus Liste anlegen Heute nutzbar
  Der Betrieb legt viele Auszubildende auf einmal aus einer Liste an, die er in Excel pflegt.
• Lesende Schnittstelle In Entwicklung
  Über /api/v1/extern ruft die IT des Betriebs Auszubildende, Wochen, Abwesenheiten und Nachweise als PDF mit einem eigenen Zugangsschlüssel ab.
• Anmeldung ohne Passwort Heute nutzbar
  Die Anmeldung läuft ohne Passwort über einen Code per E-Mail, und wer den Betrieb verwaltet oder eine Abteilung leitet, meldet sich zusätzlich mit einem zweiten Faktor an.
• Bedienhilfen und Barrierefreiheit Heute nutzbar
  Größere Schrift, höherer Kontrast, ruhigere Darstellung und ein Modus ohne Bilder lassen sich zuschalten, und die maschinelle Prüfung nach WCAG 2.1 AA endet ohne Befund, zuletzt am 24.10.2026.
• Ein Beitrag je Betrieb Heute nutzbar
  Ein fester Monatsbeitrag je Betrieb von 99, 179 oder 249 Euro netto, gestaffelt nach Zahl der Auszubildenden bis 80: alle Ausbilder, Abteilungsleitungen und Standorte inklusive, keine Kosten je Nutzer, keine Zusatzmodule.
• Aktionstarif IHK2026 Heute nutzbar
  Wer bis 31.03.2027 mit dem Code IHK2026 abschließt, nutzt heftwerk kostenfrei (bis 31.12.2026, bei Abschluss ab 2027 für 30 Tage) und zahlt danach 50 % des Beitrags, fest bis Ende 2030 und danach bis 2045 mit Inflationsausgleich nach dem Verbraucherpreisindex.*
  *Aktionsbedingungen
• Ablage in der eigenen Cloud In Entwicklung
  Jede bestätigte Woche wandert als PDF in die eigene Cloud des Betriebs, in jeden Speicher mit WebDAV.
• heftwerk Connect In Entwicklung
  Ein kleiner Dienst im Netz des Betriebs holt die bestätigten Nachweise ab und legt sie intern ab, ohne Portfreigabe, weil die Verbindung immer von innen ausgeht.
• KI als Sprachhilfe In Entwicklung
  Wir arbeiten an einer innovativen KI-Lösung und wollen auf KI bewusst nicht verzichten.
• Apps für Android und iPhone Folgt
  Die Apps für Android und iPhone sind in Entwicklung und folgen, geplant zum 1.12.2026, im App Store und bei Google Play.
• Anbindungen an SAP, SharePoint, Personio und DATEV Folgt
  Anbindungen an SAP, SharePoint, Personio und DATEV folgen.

heftwerk im Vergleich zu anderen Berichtsheft-Tools

Die rechte Spalte fasst zusammen, was andere Anbieter auf ihren eigenen Seiten angeben, Stand 15.10.2026. Die Einzelheiten je Anbieter stehen im Vergleich.

• Digitale Berichtshefte im Vergleich
• Was ein digitales Berichtsheft kostet

Ist heftwerk IHK- und HWK-konform?

Das Gesetz verlangt, dass Auszubildende einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis führen (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG) und ihn für die Zulassung zur Abschlussprüfung vorlegen (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG, im Handwerk § 36 Absatz 1 Nummer 2 HwO). heftwerk führt den Nachweis elektronisch, mit Freigabe durch den zuständigen Ausbilder, und gibt ihn als PDF aus.

Die Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses lässt bei elektronischen Nachweisen eine elektronische Freigabe statt der Unterschrift zu. Eine Zulassung oder Zertifizierung digitaler Berichtshefte durch IHK oder Handwerkskammer sieht das Gesetz nicht vor. Ob die Kammer die PDF-Form im jeweiligen Verfahren annimmt, entscheidet sie selbst.

• Darf das Berichtsheft digital geführt werden?
• Berichtsheft und Prüfung

Was kostet das Berichtsheft-Tool?

heftwerk kostet einen festen Monatsbeitrag je Betrieb, gestaffelt nach der Zahl der Auszubildenden. Alle Ausbilder, Abteilungsleitungen und Standorte sind enthalten; es gibt keine Kosten je Nutzer und keine Zusatzmodule. Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate geschenkt.

Gibt es heftwerk als App?

heftwerk läuft im Browser, am Telefon wie am Rechner. Die Apps für Android und iPhone folgen.

• Berichtsheft-App: worauf es ankommt

heftwerk.app und heftwerk.com

heftwerk.app ist das digitale Berichtsheft von IT Nova Rosinski. Unter heftwerk.com tritt ein anderes Unternehmen auf, ein Dienst für unabhängige Printmagazine. Es hat mit dem Berichtsheft nichts zu tun.