Digitales Berichtsheft: was es leistet und worauf Betriebe achten
Ein digitales Berichtsheft ist der elektronisch geführte Ausbildungsnachweis: Auszubildende tragen ihre Tätigkeiten am Telefon oder am Rechner ein, der Ausbilder prüft sie und bestätigt sie online. Das Gesetz erlaubt diese Form ausdrücklich, denn nach § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG führen Auszubildende einen „schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis“. Eine Pflicht zur digitalen Form besteht nicht; welche Form gilt, halten Sie im Ausbildungsvertrag fest.
Stand: 15.10.2026
Bis 31.12.2026 kostenfrei: Legen Sie Ihren Betrieb an und führen Sie die Nachweise ab sofort digital. *Aktionsbedingungen
Wie funktioniert ein digitales Berichtsheft?
Ein digitales Berichtsheft ersetzt das Papierheft durch ein Programm im Browser oder eine App. Der Inhalt bleibt derselbe: Was haben die Auszubildenden in der Woche gemacht, wie viele Stunden waren es, und was war Thema in der Berufsschule. Neu ist der Weg vom Eintrag zur Bestätigung. Er läuft online statt über Mappe und Unterschrift.
Der Ablauf ist bei den meisten Verfahren ähnlich.
- Der Betrieb legt Auszubildende und zuständige Ausbilder im Programm an.
- Die Auszubildenden tragen ihre Woche ein: Tätigkeiten, Stunden, Berufsschulthemen.
- Sie reichen die Woche zur Prüfung ein.
- Der Ausbilder liest sie und bestätigt sie oder gibt sie mit Kommentar zurück.
- Bestätigte Wochen lassen sich als PDF ausgeben, zum Beispiel für die Kammer.
Das digitale Berichtsheft ändert den Weg, nicht die Pflicht: Der Nachweis wird geführt, durchgesehen und zur Prüfung vorgelegt wie bisher.
Was ein digitales Berichtsheft können muss
Aus Gesetz und Empfehlung ergibt sich, woran Sie ein Verfahren messen können. Die Tabelle nennt die Anforderung, ihre Grundlage und eine Frage, die Sie dem Anbieter stellen können.
| Anforderung | Grundlage | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Einträge nach Woche oder Tag | Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses, Nummer 4: täglich oder wöchentlich, rund eine DIN-A4-Seite je Woche | Lassen sich Tätigkeiten und Stunden je Tag erfassen? |
| Name, Ausbildungsjahr, Berichtszeitraum | Empfehlung Nr. 156, Nummer 4: Jede Übersicht trägt diese Angaben | Stehen sie auf jedem Blatt der PDF-Ausgabe? |
| Bestätigung durch den Ausbilder | Empfehlung Nr. 156, Nummer 7: Prüfung mindestens monatlich, bei elektronischen Nachweisen genügt eine andere elektronische Bestätigung statt der Unterschrift | Halten Name und Zeitpunkt der Freigabe fest, und lässt sich die Woche danach nicht mehr ändern? |
| Ausgabe als PDF | Für die Zulassung zur Abschlussprüfung wird der Nachweis schriftlich oder elektronisch vorgelegt (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG) | Gibt es die PDF jederzeit, ohne Anfrage beim Anbieter? |
| Überblick für den Betrieb | Ausbildende müssen den Nachweis regelmäßig durchsehen (§ 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG) | Sieht der Ausbilder alle Auszubildenden und ihre offenen Wochen auf einen Blick? |
| Einblick für Eltern bei Minderjährigen | Empfehlung Nr. 156, Nummer 9: Ein gesetzlicher Vertreter soll in angemessenen Zeitabständen Kenntnis erhalten | Wie erhalten Eltern Einblick, ohne ein eigenes Konto zu brauchen? |
| Datenschutz | Der Anbieter verarbeitet die Daten Ihrer Auszubildenden in Ihrem Auftrag | Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wo stehen die Server? |
Was das Gesetz zum digitalen Berichtsheft sagt
Das Gesetz verlangt wenig und lässt die Form offen. Alles Weitere stammt aus der Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses oder aus der Praxis Ihrer zuständigen Kammer.
- Gesetz: Auszubildende führen einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG).
- Gesetz: Ausbildende halten sie dazu an und sehen den Nachweis regelmäßig durch (§ 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG). Den Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, ihn am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Absatz 2 Satz 2 BBiG).
- Gesetz: Die Form des Nachweises steht in der Vertragsabfassung (§ 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 12 BBiG).
- Gesetz: Wer zur Abschlussprüfung zugelassen werden will, legt den Nachweis schriftlich oder elektronisch vor (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG).
- Empfehlung: täglich oder wöchentlich führen, rund eine DIN-A4-Seite je Woche, Prüfung mindestens monatlich, keine Bewertung in den Prüfungen (Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses).
- Kammerpraxis: Wie Ihre Kammer den Nachweis zur Zulassung entgegennimmt, erfahren Sie bei der zuständigen Kammer.
Täglich oder wöchentlich, eine Seite je Woche und die Prüfung „mindestens monatlich“ stehen nicht im Gesetz, sondern in der Empfehlung.
Kostenmodelle im Überblick
Digitale Berichtshefte werden vor allem auf vier Arten bezahlt. Welches Modell zu Ihrem Betrieb passt, hängt von der Zahl der Auszubildenden ab und davon, wer die Rechnung bekommt.
| Modell | So wird abgerechnet | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Je Auszubildendem | Monats- oder Jahresbeitrag für jede Person, die das Berichtsheft führt | Mit jedem weiteren Auszubildenden wächst die Rechnung. Prüfen Sie, ob Ausbilderzugänge extra berechnet werden. |
| Je Betrieb | Fester Beitrag, oft gestaffelt nach der Zahl der Auszubildenden | Der Beitrag lässt sich im Voraus planen. Achten Sie auf die Obergrenzen der Stufen. |
| Lizenz der Kammer | Die Kammer stellt das Verfahren bereit oder trägt die Kosten | Ob Ihre Kammer ein Verfahren bereitstellt oder Kosten übernimmt, erfahren Sie bei der zuständigen Kammer. |
| Kostenlose Angebote | Keine Gebühr, dafür Einschränkungen | Möglich sind begrenzte Funktionen, ein Aufpreis für den Export oder eine fehlende Freigabe durch den Ausbilder. |
- Was ein digitales Berichtsheft kostet
- Digitales Berichtsheft kostenlos: wer zahlt was
- Anbieter im Vergleich
Einführung im Betrieb: Betriebsrat, Arbeitsplatz, Papier
Gibt es einen Betriebsrat, klären Sie vor der Einführung, ob er mitbestimmt. Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG gilt das für technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ob ein digitales Berichtsheft darunter fällt, ist eine Frage des Einzelfalls; der Gesetzestext nennt es nicht. Bei der Durchführung betrieblicher Berufsbildung hat der Betriebsrat nach § 98 Absatz 1 BetrVG ebenfalls mitzubestimmen.
Auszubildende brauchen im Betrieb Zeit und ein Gerät, um das Berichtsheft zu führen: Ihnen ist Gelegenheit zu geben, den Nachweis am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Absatz 2 Satz 2 BBiG). Planen Sie dafür einen festen Termin in der Woche ein.
Papier bleibt zulässig. Wer das Verfahren wechselt, sollte die Form mit den Auszubildenden besprechen und bei der zuständigen Kammer nachfragen, ob sie Besonderheiten verlangt.
Digitales Berichtsheft im Handwerk
Im Handwerk gilt dieselbe Pflicht: § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG und § 14 Absatz 2 BBiG finden auch dort Anwendung. Zur Gesellenprüfung wird zugelassen, wer den Ausbildungsnachweis nach § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG schriftlich oder elektronisch vorgelegt hat (§ 36 Absatz 1 Nummer 2 HwO). Zuständig ist die Handwerkskammer.
So führt heftwerk den Nachweis digital
Bei heftwerk tragen Auszubildende ihre Woche nach Tagen und Stunden ein, am Telefon oder am Rechner im Browser. Der zuständige Ausbilder gibt die Woche frei oder gibt sie mit Kommentar zurück. Mit der Freigabe stehen Name und Zeitpunkt fest, danach lässt sich die Woche nicht mehr ändern. Der Nachweis als PDF folgt dem Aufbau des IHK-Nachweises: Deckblatt, Übersicht aller Wochen, ein Blatt je Woche.
Für Auszubildende ist heftwerk kostenlos, den Vertrag schließt der Ausbildungsbetrieb. Die Server stehen in Deutschland, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie beim Anlegen des Betriebs.
Häufige Fragen
Welche Funktionen braucht ein digitales Berichtsheft?
Es braucht Einträge nach Woche oder Tag, eine Bestätigung durch den Ausbilder mit Name und Zeitpunkt und eine PDF-Ausgabe. Hinzu kommen eine Übersicht über alle Auszubildenden und geregelter Datenschutz. Die Anforderungen im Einzelnen stehen in der Tabelle oben.
Darf der Betrieb das Papierheft durch ein digitales Berichtsheft ersetzen?
Ja, das Gesetz lässt beide Formen zu (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG). Die Form des Nachweises steht in der Vertragsabfassung (§ 11 Absatz 1 Satz 2 Nummer 12 BBiG). Besprechen Sie den Wechsel mit den Auszubildenden und fragen Sie bei der zuständigen Kammer nach.
Was kostet ein digitales Berichtsheft?
Das hängt vom Modell ab: je Auszubildendem und Monat, als fester Beitrag je Betrieb oder über eine Lizenz der Kammer. Ob Ihre Kammer ein Verfahren bereitstellt oder Kosten übernimmt, erfahren Sie bei der zuständigen Kammer.
Muss der Betriebsrat einem digitalen Berichtsheft zustimmen?
Das kann sein, es hängt vom Einzelfall ab. Der Betriebsrat bestimmt nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen mit, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen sollen, und nach § 98 Absatz 1 BetrVG bei der Durchführung betrieblicher Berufsbildung. Ob ein digitales Berichtsheft darunter fällt, nennt der Gesetzestext nicht; klären Sie es vor der Einführung.
Gilt das digitale Berichtsheft auch im Handwerk?
Ja. § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG gilt auch im Handwerk, und die Zulassung zur Gesellenprüfung setzt den schriftlich oder elektronisch vorgelegten Nachweis voraus (§ 36 Absatz 1 Nummer 2 HwO). Zuständig ist die Handwerkskammer.
Quellen
- Berufsbildungsgesetz: Pflichten der Auszubildenden, abgerufen am 15.10.2026
- Berufsbildungsgesetz: Pflichten der Ausbildenden, abgerufen am 15.10.2026
- Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses zum Ausbildungsnachweis, abgerufen am 15.10.2026
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*Mit dem Code IHK2026: bis einschließlich 31.12.2026 kostenfrei (bei Abschluss ab 2027: 30 Tage), danach zum halben Preis, bei jährlicher Zahlung 41,25 € im Monat (495 € im Jahr), netto. Preis fest bis Ende 2030, danach bis 2045 nur Inflationsausgleich nach dem Verbraucherpreisindex. Abschluss bis 31.03.2027. *Aktionsbedingungen
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