Berichtsheft kontrollieren: so prüfen und zeichnen Ausbilder ab

Ausbildende müssen den Ausbildungsnachweis regelmäßig durchsehen (§ 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG). Das Gesetz nennt keinen festen Rhythmus: Die Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses rät zu einer Prüfung mindestens monatlich und zur Bestätigung von Richtigkeit und Vollständigkeit mit Datum und Unterschrift. Bei der Kontrolle schauen Sie auf Zeitraum, Stunden, Tätigkeiten und Berufsschulthemen, geben kurz Rückmeldung und zeichnen erst dann ab.

Stand: 15.10.2026

Was Gesetz und Empfehlung zur Kontrolle sagen

Das Berufsbildungsgesetz trennt zwei Pflichten. Auszubildende müssen einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis führen (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG). Ausbildende müssen sie dazu anhalten und den Nachweis regelmäßig durchsehen (§ 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG). Im Handwerk gelten diese beiden Vorschriften ebenfalls, nur die Zulassung zur Prüfung steht dort in der Handwerksordnung.

Alles Weitere steht nicht im Gesetz, sondern in der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses. Sie ist keine Rechtsvorschrift. Maßgeblich ist, was Ihre zuständige Kammer von Ihnen verlangt.

Wie oft sollten Sie das Berichtsheft prüfen?

Als Untergrenze nennt die Empfehlung einen Monat. Wer Auszubildende hat, die wöchentlich schreiben, kommt mit einem festen Termin im Monat aus. Bei kleinen Mängeln hilft ein kürzerer Rhythmus: Eine Woche, die zwei Wochen alt ist, lässt sich leichter korrigieren als ein ganzer Monat.

Hilfreich ist ein fester Termin im Kalender, etwa der erste Freitag im Monat, an dem Ausbilder und Auszubildender das Heft gemeinsam durchgehen. So gibt es keinen Stapel unterschriebener Hefte kurz vor der Anmeldung zur Prüfung.

• Festen Prüftermin im Kalender des Ausbilders und des Auszubildenden eintragen.
• Bei Block- oder Berufsschulwochen den Termin nach hinten legen, nicht ausfallen lassen.
• Bei Abwesenheit des Ausbilders eine Vertretung benennen.
• Offene Wochen vor Urlaub und Ausscheiden abarbeiten.

Worauf Sie bei der Kontrolle achten

Die Kontrolle ist keine Korrektur der Rechtschreibung. Sie prüfen, ob der Nachweis den Ausbildungsstand abbildet und vollständig ist. Die Empfehlung verlangt, dass jede Übersicht Namen, Ausbildungsjahr und Berichtszeitraum trägt und dass die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden.

Rückmeldung geben, die weiterhilft

Eine Unterschrift ohne Rückmeldung bringt dem Auszubildenden nichts. Halten Sie sich kurz und konkret: ein Satz zu dem, was fehlt, ein Satz zu dem, was gut gelingt. Die Beispiele zeigen, wie das klingen kann.

• „In KW 12 fehlen die Stunden. Bitte bis Freitag ergänzen.“
• „Statt ‚Kundenberatung‘ bitte schreiben, welches Produkt und welcher Anlass.“
• „Die Berufsschulthemen der Woche fehlen, bitte aus dem Unterrichtsplan nachtragen.“
• „Sehr genau beschrieben, so lässt sich später der Prüfungsbezug erkennen.“

Abzeichnen: Unterschrift, Datum und Minderjährige

Mit der Unterschrift bestätigen Sie nach der Empfehlung Richtigkeit und Vollständigkeit. Zeichnen Sie deshalb nur ab, was Sie geprüft haben, und setzen Sie das Datum der Prüfung dazu. Bei elektronischen Nachweisen genügt nach der Empfehlung eine andere elektronische Bestätigung.

Bei minderjährigen Auszubildenden soll nach der Empfehlung außerdem ein gesetzlicher Vertreter in angemessenen Zeitabständen vom Nachweis Kenntnis erhalten und das unterschriftlich oder in sonstiger geeigneter Weise bestätigen.

Der abgezeichnete Nachweis hat Folgen für die Prüfung: Zur Abschlussprüfung ist zuzulassen, wer einen Ausbildungsnachweis über den Ausbildenden schriftlich oder elektronisch vorgelegt hat (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG). Im Handwerk steht dieselbe Voraussetzung für die Gesellenprüfung in § 36 Absatz 1 Nummer 2 HwO.

Wenn der Auszubildende nicht schreibt

Fehlt der Nachweis, sprechen Sie zuerst über die Gründe. Oft fehlt nur die Zeit. Ausbildende müssen den Auszubildenden Gelegenheit geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Absatz 2 Satz 2 BBiG). Planen Sie dafür feste Zeit in der Woche ein und halten Sie das Gespräch kurz schriftlich fest.

• Gespräch führen und gemeinsam einen Termin zum Nachtragen festlegen.
• Feste Schreibzeit im Dienstplan vorsehen.
• Fehlende Wochen nachträglich aus Arbeitsplänen und Schulplänen rekonstruieren lassen.
• Den Stand vor der Anmeldung zur Zwischen- und Abschlussprüfung prüfen.

Kontrolle digital: was heftwerk dabei übernimmt

In heftwerk tragen Auszubildende ihre Woche nach Tagen und Stunden ein, am Telefon oder am Rechner im Browser. Der zuständige Ausbilder gibt die Woche frei oder gibt sie mit Kommentar zurück. Mit der Freigabe stehen Name und Zeitpunkt fest, danach lässt sich die Woche nicht mehr ändern. Ist der Ausbilder abwesend, bestätigt die Abteilungsleitung in Vertretung.

• Anleitung für Ausbilder: Berichtshefte in heftwerk prüfen und freigeben
• Berichtsheft und Prüfung
• Unterschrift unter dem Berichtsheft
• Pflichten der Ausbildenden
• Digitales Berichtsheft: Rechtslage