Berichtsheft-App oder Browser: was Ausbildungsbetriebe prüfen sollten
Eine Berichtsheft-App ist ein digitales Berichtsheft für das Telefon. Ob App oder Browser, entscheidet weniger über die Eignung als die Funktionen dahinter: Freigabe durch den Ausbilder, PDF-Ausgabe, Datenschutz und ein Weg, auch ohne Netz weiterzuarbeiten. heftwerk läuft heute im Browser am Telefon und am Rechner; die Apps für Android und iPhone folgen (Stand 15.10.2026).
Stand: 15.10.2026
Bis 31.12.2026 kostenfrei: Legen Sie Ihren Betrieb an und führen Sie die Nachweise ab sofort digital. *Aktionsbedingungen
App oder Browser: der Unterschied
Beide Wege führen zum selben digitalen Berichtsheft. Eine App wird auf dem Telefon installiert, der Browser braucht nur eine Internetadresse und ein Konto. Für den Betrieb zählt vor allem, dass Auszubildende und Ausbilder das Verfahren ohne Hürden nutzen können.
| Merkmal | App | Browser |
|---|---|---|
| Einrichtung | Installation über den Store des Telefons | Adresse aufrufen und anmelden, keine Installation |
| Gerät | Telefon oder Tablet | Telefon, Tablet und Rechner |
| Zugriff für Ausbilder | Nicht jede App bietet eine Ausbilderansicht | Meist dieselbe Oberfläche für Auszubildende und Ausbilder am Rechner |
| Ohne Netz | Möglich, wenn die App Einträge zwischenspeichert; das hängt vom Anbieter ab | Meist nur mit Verbindung |
| Aktualisierung | Über Updates im Store | Automatisch beim Aufruf |
Eine gute Berichtsheft-App ersetzt nicht die Ausbilderfreigabe: Entscheidend ist, was hinter der Oberfläche steht.
Worauf Sie bei einer Berichtsheft-App achten
Prüfen Sie ein Angebot an diesen Punkten, bevor Sie es für den Betrieb festlegen.
| Kriterium | Prüffrage | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Freigabe | Kann der Ausbilder Wochen bestätigen oder zurückgeben? | Sie müssen den Nachweis regelmäßig durchsehen (§ 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG). |
| Gibt es eine PDF-Ausgabe für einzelne Wochen und für den ganzen Zeitraum? | Der Nachweis wird zur Zulassung vorgelegt (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG). | |
| Datenschutz | Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wo stehen die Server? | Der Anbieter verarbeitet die Daten Ihrer Auszubildenden. |
| Ohne Netz | Lassen sich Einträge ohne Verbindung vorbereiten? | Auf Baustellen, in Werkhallen und in Lagern fehlt oft der Empfang. |
| Anmeldung | Wie melden sich Auszubildende an, und wer verwaltet die Zugänge? | Vergessene Passwörter kosten Zeit; Zugänge ausgeschiedener Auszubildender müssen sich schließen lassen. |
| Belege | Lassen sich Fotos oder Dateien an eine Woche hängen? | Skizzen, Arbeitsproben und Teilnahmebescheinigungen gehören zur Woche. |
Freigabe und PDF: was für die Prüfung zählt
Eine Berichtsheft-App, in der nur die Auszubildenden schreiben, erfüllt Ihre Pflicht nicht von selbst. Das Gesetz verlangt, dass Ausbildende den Nachweis regelmäßig durchsehen (§ 14 Absatz 2 Satz 1 BBiG). Nach der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses prüfen Ausbildende oder Ausbilder die Eintragungen mindestens monatlich; bei elektronischen Nachweisen genügt eine andere elektronische Bestätigung statt der Unterschrift.
Achten Sie deshalb darauf, dass die App die Freigabe festhält: wer hat bestätigt, wann, und lässt sich die Woche danach noch ändern. Ohne diese Angaben können Sie die Durchsicht später kaum belegen.
Die PDF-Ausgabe brauchen Sie spätestens zur Anmeldung zur Prüfung. Wer zur Abschlussprüfung zugelassen werden will, legt den Nachweis schriftlich oder elektronisch vor (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG). Wie Ihre Kammer ihn entgegennimmt, erfahren Sie bei der zuständigen Kammer.
Datenschutz bei einer Berichtsheft-App
Ein Berichtsheft enthält Namen, Zeiten, Angaben zur Abwesenheit und oft Fotos aus dem Betrieb. Der Anbieter verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag, deshalb brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Wo stehen die Server, in Deutschland oder in einem Drittland?
- Wer im Betrieb sieht welche Einträge: nur der zuständige Ausbilder, die Abteilungsleitung, die Geschäftsführung?
- Welche Berechtigungen verlangt die App? Die Kamera für Belegfotos ist nachvollziehbar, der Zugriff auf Kontakte nicht.
- Was geschieht mit den Daten nach der Ausbildung, und lassen sie sich vollständig exportieren?
- Werden Einträge für Werbung oder eigene Auswertungen des Anbieters genutzt?
Offline: eintragen ohne Netz
Nicht jeder Arbeitsplatz hat Empfang. Fragen Sie den Anbieter, ob Einträge ohne Verbindung zwischengespeichert und später übertragen werden. Das hängt von der Technik ab und steht selten auf der Startseite.
Ist das nicht möglich, hilft eine einfache Gewohnheit: Die Auszubildenden notieren Tätigkeiten und Stunden stichwortartig und tragen sie am Ende des Tages oder der Woche ein, sobald Verbindung besteht. Die Empfehlung Nr. 156 spricht von stichwortartigen Angaben in möglichst einfacher Form.
Ohne Netz hilft eine Notiz auf dem Telefon, bis die Woche eingetragen wird.
Die Apps von heftwerk: Stand
Die Apps für Android und iPhone folgen, im App Store und bei Google Play. Stand dieser Angabe: 15.10.2026.
Bis dahin läuft heftwerk im Browser, am Telefon wie am Rechner. Auszubildende tragen ihre Woche nach Tagen und Stunden ein. Fotos und PDF-Dateien lassen sich als Beleg an die Woche hängen. Die Anmeldung läuft ohne Passwort über einen Code per E-Mail.
Häufige Fragen
Brauche ich für ein digitales Berichtsheft eine App?
Nein. Ein digitales Berichtsheft lässt sich auch im Browser führen, am Telefon wie am Rechner. Eine App hilft vor allem dort, wo Auszubildende häufig vom Telefon aus schreiben oder Fotos aufnehmen.
Welche Berichtsheft-App eignet sich für meinen Betrieb?
Eine, in der der Ausbilder Wochen bestätigen oder zurückgeben kann und die eine PDF-Ausgabe bietet. Außerdem brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Klarheit über die Kosten für den Betrieb. Rein private Apps ohne Ausbilderzugang eignen sich dafür weniger.
Funktioniert eine Berichtsheft-App ohne Internet?
Das hängt vom Anbieter ab. Manche Apps speichern Einträge zwischen und übertragen sie später, andere brauchen durchgehend eine Verbindung. Fragen Sie vor dem Einsatz nach, besonders wenn Ihre Auszubildenden auf Baustellen oder in Hallen arbeiten.
Gibt es heftwerk als App für Android und iPhone?
Die Apps für Android und iPhone folgen, im App Store und bei Google Play (Stand 15.10.2026). Bis dahin nutzen Auszubildende heftwerk im Browser am Telefon oder am Rechner.
Sind die Daten in einer Berichtsheft-App sicher?
Das lässt sich nicht pauschal sagen, es kommt auf den Anbieter an. Prüfen Sie, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt, wo die Server stehen, wer im Betrieb Einträge sieht und ob sich alle Daten exportieren lassen.
Quellen
- Berufsbildungsgesetz: Pflichten der Ausbildenden, abgerufen am 15.10.2026
- Berufsbildungsgesetz: Pflichten der Auszubildenden, abgerufen am 15.10.2026
- Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses zum Ausbildungsnachweis, abgerufen am 15.10.2026
heftwerk für Ihren Ausbildungsbetrieb
heftwerk ist ein Berichtsheft-Tool für den digitalen Ausbildungsnachweis. heftwerk im Überblick
Ausbildungsnachweis nach BBiG, Freigabe durch den Ausbilder, Export als PDF. Ab 41,25 € im Monat* für bis zu fünf Auszubildende, netto zuzüglich Umsatzsteuer. Preis und häufige Fragen
*Mit dem Code IHK2026: bis einschließlich 31.12.2026 kostenfrei (bei Abschluss ab 2027: 30 Tage), danach zum halben Preis, bei jährlicher Zahlung 41,25 € im Monat (495 € im Jahr), netto. Preis fest bis Ende 2030, danach bis 2045 nur Inflationsausgleich nach dem Verbraucherpreisindex. Abschluss bis 31.03.2027. *Aktionsbedingungen
Betrieb anlegenDemo ansehen