Berichtsheft als Kaufmann für Hotelmanagement: Beispiele und Tipps

Ins Berichtsheft als Kaufmann oder Kauffrau für Hotelmanagement gehört alles, was Sie im Betrieb und in der Berufsschule lernen: Arbeiten am Empfang und in der Reservierung, Einsätze in Küche, Service und Wirtschaftsdienst, Gästekommunikation und Beschwerden, Wareneinkauf und Kalkulation, Channel- und Revenue-Management, Marketing, Veranstaltungen sowie Personal- und Büroorganisation. Die Beispielwochen unten zeigen, wie solche Einträge in der Praxis aussehen können.

Stand: 21.10.2026

Was als Kaufmann für Hotelmanagement ins Berichtsheft gehört

Grundlage ist die Hotelberufeausbildungsverordnung (HotelAusbV), die gemeinsam für den Hotelfachmann und den Kaufmann für Hotelmanagement gilt. Die Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Hotelmanagement dauert 3 Jahre. Schwerpunkte oder Fachrichtungen gibt es nicht; die Ausbildung ist für alle gleich aufgebaut.

Der Ausbildungsrahmenplan ordnet die Inhalte nach Berufsbildpositionen. Ihre Einträge lassen sich diesen Bereichen zuordnen:

Umgang mit Gästen und Teammitgliedern, Gestaltung des Gasterlebnisses als Gastgeber oder Gastgeberin
Annahme und Einlagerung von Waren, Warenwirtschaft und Einkauf
grundlegende Aufgaben in der Küche oder Produktion, im Wirtschaftsdienst und im Service
Aufgaben am Empfang sowie Verkauf von Übernachtungen und Dienstleistungen, Arbeiten in der Reservierung
Gästekommunikation und Beschwerde-Management
Planung, Durchführung und Analyse des Channel-Managements und des Revenue-Managements
Entwicklung, Einsatz und Auswertung von Marketingmaßnahmen
Steuerung, Kalkulation und Analyse von Veranstaltungen
Gestaltung von büroorganisatorischen Prozessen sowie Planung und Auswertung von Arbeits- und Personalprozessen
kaufmännische Steuerung und Kontrolle

Was ist der Ausbildungsrahmenplan und wo finden Betriebe ihn?

Beispielwoche im ersten Ausbildungsjahr

Die Einträge sind Beispiele; Ihre Woche sieht anders aus. Die Stunden richten sich nach Ihrem Ausbildungsvertrag.

Tag	Tätigkeiten	Stunden
Montag	Frühdienst am Empfang: Gäste angemeldet, Meldescheine geprüft, Zimmerschlüssel ausgegeben, Anreiseliste mit der Hausdame abgestimmt	8
Dienstag	Einsatz im Wirtschaftsdienst: Zimmerkontrolle nach der Reinigung begleitet, Minibar-Bestand erfasst, Hygienevorgaben für Bad und Bettwäsche besprochen	8
Mittwoch	Berufsschule: Gästebetreuung am Empfang, Aufbau eines Beherbergungsbetriebs, Grundlagen der Kommunikation	8
Donnerstag	Wareneingang in der Küche: Lieferung anhand des Lieferscheins geprüft, Kühlware bei 4 Grad einsortiert, Mindesthaltbarkeit kontrolliert	8
Freitag	Frühstücksservice: Buffet aufgebaut, Gäste platziert, Allergenhinweise erklärt, Abbau und Reinigung des Buffets	8

Stunden im Berichtsheft: Arbeitszeit, Überstunden und Berufsschule

Beispielwoche im dritten Ausbildungsjahr

Tag	Tätigkeiten	Stunden
Montag	Auslastung der nächsten 8 Wochen ausgewertet, Preise für zwei Wochenenden im Buchungssystem angepasst, Änderungen für die Abteilungsleitung zusammengefasst	8
Dienstag	Kalkulation für ein Tagungsangebot mit 40 Personen erstellt: Raummiete, Pauschale für Pausenverpflegung, Technik, Übernachtungskontingent	8
Mittwoch	Berufsschule: Revenue-Management, Kennzahlen im Beherbergungsbetrieb, Personalwirtschaft	8
Donnerstag	Dienstplan für den Folgemonat vorbereitet, Urlaubswünsche eingearbeitet, Rücksprache mit der Abteilungsleitung zu Überstunden	8
Freitag	Beschwerde zu einem Zimmer im Gespräch mit dem Gast geklärt, Lösung dokumentiert, Rechnungsprüfung der Lebensmittellieferanten durchgeführt	8

Berufsschule im Berichtsheft des Kaufmanns für Hotelmanagement

Tragen Sie die Unterrichtsthemen als Stichworte ein, zum Beispiel Kalkulation von Zimmerpreisen, Marketing für Beherbergungsbetriebe oder Personalplanung. Der Rahmenlehrplan der Kultusministerkonferenz gliedert den Unterricht in Lernfelder; welche davon wann dran sind, legt Ihre Berufsschule fest.

Nach der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses gehören die Themen des Berufsschulunterrichts in den Ausbildungsnachweis.

Berufsschule im Berichtsheft eintragen

Formulierungen für den Beruf Kaufmann für Hotelmanagement

Statt	Besser
Am Empfang mitgearbeitet	Check-in von 12 Gästen durchgeführt, Meldeschein und Zahlungsart erfasst
Reservierungen bearbeitet	Anfragen per Mail beantwortet, Zimmerkategorie und Preis angeboten, Buchung im System angelegt
Bei der Kalkulation geholfen	Wareneinsatz für ein Menü je Person berechnet und Verkaufspreis mit Aufschlag ermittelt
Veranstaltung betreut	Bankett für 60 Gäste vorbereitet: Raumplan, Bestuhlung und Ablauf mit Küche und Service abgestimmt
Beschwerde bearbeitet	Beschwerde über Lärm aufgenommen, Zimmerwechsel angeboten, Vorgang im Gästeprotokoll festgehalten

Formulierungen fürs Berichtsheft

Fachberichte, Lehrgänge und zuständige Stelle

Ausgebildet wird in Hotels, Resorts, Tagungshotels und ähnlichen Beherbergungsbetrieben. Zuständige Stelle ist die Industrie- und Handelskammer (IHK). Ob Fachberichte, Skizzen oder Fotos verlangt werden, geben Kammer und Betrieb vor. Fragen Sie Ihren Ausbilder.

Lehrgänge außerhalb der Ausbildungsstätte tragen Sie mit Thema, Ort und Stunden ein. Der Betrieb stellt Sie dafür frei (§ 15 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 BBiG). Gästenamen und Reservierungsnummern brauchen Sie im Nachweis nicht.

ÜBA und Lehrgänge im Berichtsheft: so tragen Sie Unterweisungen ein

Abschlussprüfung und Zulassung

Die Abschlussprüfung besteht aus zwei Teilen. Teil 1 findet im vierten Ausbildungshalbjahr statt und geht mit 25 Prozent in das Gesamtergebnis ein. Er prüft Aufgaben am Empfang und gastronomische Angebote, praktisch mit Arbeitsaufgaben und einem situativen Fachgespräch sowie schriftlich. Teil 2 liegt am Ende der Ausbildung und umfasst die Bereiche Warenwirtschaft, Einkauf und Kalkulation, Revenue-Management, Marketing und kaufmännische Steuerung, Personalwirtschaft sowie Wirtschafts- und Sozialkunde. Die Personalwirtschaft wird in einem fallbezogenen Fachgespräch geprüft.

Zur Abschlussprüfung wird zugelassen, wer den Ausbildungsnachweis vorgelegt hat (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG). Nach der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses wird der Nachweis in der Prüfung nicht bewertet.

Ausbildungsrahmenplan

Was der Betrieb in der Ausbildung vermittelt, legt der Ausbildungsrahmenplan fest, eine Anlage der Ausbildungsordnung. Hier steht er im Wortlaut der Verordnung über die Berufsausbildungen zum Hotelfachmann und zur Hotelfachfrau sowie zum Kaufmann für Hotelmanagement und zur Kauffrau für Hotelmanagement (HotelAusbV), abgerufen von gesetze-im-internet.de am 25.10.2026. Verweise auf Paragrafen der Verordnung sind in den Überschriften weggelassen. Die Zeitangaben sind Richtwerte; maßgeblich ist die amtliche Fassung.

Abschnitt A: berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten16 Positionen

1 Umgang mit Gästen und Teammitgliedern, Reflexion der eigenen Rolle im Betrieb, Gestaltung des Gasterlebnisses als Gastgeber oder Gastgeberin6 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)das persönliche Erscheinungsbild und Verhalten betriebsangemessen gestalten und die jeweiligen Auswirkungen begründen
b)bei der Kommunikation des Betriebsgeschehens, insbesondere über digitale Medien, die betrieblichen und die rechtlichen Vorgaben beachten
c)Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten im Rahmen der Aufbau- und Ablauforganisation berücksichtigen
d)das Auftreten gegenüber den Teammitgliedern, insbesondere Kollegen und Kolleginnen sowie Vorgesetzten, reflektieren und sich teamorientiert verhalten sowie Feedback annehmen und reflektieren, konstruktives Feedback geben
e)Ursachen von Konflikten und Kommunikationsstörungen erkennen und zu deren Lösung beitragen, Konfliktpotenzial erkennen und Konflikte vermeiden
f)das Auftreten und die Rolle gegenüber den Gästen reflektieren und das Verhalten gastorientiert gestalten; Gespräche gast- und betriebsorientiert führen, dabei verbale und nonverbale Ausdrucksformen anwenden
g)Gäste empfangen und deren Erwartungen und Wünsche hinsichtlich Beratung, Betreuung und Dienstleistungen ermitteln sowie die Umsetzung der Erwartungen und Wünsche prüfen
h)Gäste betreuen, sie über das Angebot an Dienstleistungen und Produkten informieren und beraten und dabei individuelle und kulturelle Bedürfnisse und Wünsche berücksichtigen, insbesondere Besonderheiten im Umgang mit Gästen mit Behinderung
i)Mitteilungen und Aufträge entgegennehmen, einordnen und angemessen reagieren
j)Gästereaktionen, insbesondere Reklamationen, entgegennehmen, einordnen und situationsbezogen nach den betrieblichen Vorgaben reagieren
k)einfache Auskünfte in einer Fremdsprache erteilen

2 Annahme und Einlagerung von Waren6 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)Lagerbestände nach Quantität und Qualität kontrollieren, Differenzen zwischen Soll- und Ist-Beständen dokumentieren und die betriebsüblichen Korrekturmaßnahmen einleiten, bei Inventuren und Bestellungen mitwirken
b)Ware annehmen, dabei Lieferscheine zu Bestellungen zuordnen und Ware anhand des Bestell- und des Lieferscheins auf Gewicht, Quantität, Qualität und sichtbare Mängel prüfen; bei Abweichungen die betriebsüblichen Maßnahmen einleiten
c)Ware unter Einhaltung der hygienischen und der rechtlichen Regelungen sowie der betrieblichen Vorgaben prüfen, insbesondere auf die Einhaltung der Kühlkette und auf Haltbarkeit, auch unter Nutzung technischer Hilfsmittel; bei Abweichungen die betriebsüblichen Maßnahmen einleiten
d)die Warenannahme, die Leergut- und die Transportgutannahme sowie die Leergut- und die Transportgutrückgabe dokumentieren
e)Ware ihren Anforderungen gemäß und unter Anwendung der betrieblichen Vorgaben werterhaltend einlagern
f)die Arbeitsschutz-, Sicherheits- und Hygienevorschriften im Lager beachten, das Lager nach den betrieblichen Vorgaben prüfen und reinigen

3 Wahrnehmung der grundlegenden Aufgaben in der Küche oder in der Produktion6 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)Arbeitsaufgaben erfassen
b)Art und Menge von Lebensmitteln unter Berücksichtigung des betrieblichen Angebotes an Speisen und Gerichten bedarfsgerecht auswählen
c)Arbeitsschritte zeitlich und organisatorisch planen
d)Geräte, Maschinen und Gebrauchsgüter sicher, wirtschaftlich und nachhaltig einsetzen, reinigen und pflegen; Geräte, Maschinen und Gebrauchsgüter auf Funktionsfähigkeit prüfen, Störungen erkennen und die betriebsüblichen Maßnahmen einleiten
e)den Arbeitsplatz unter Berücksichtigung der hygienischen und ergonomischen Anforderungen vorbereiten
f)Lebensmittel bereitstellen und auf Beschaffenheit, Verwendbarkeit und Allergene prüfen
g)einfache betriebstypische Speisen oder Gerichte nach Rezepturen herstellen, auch unter Verwendung vorgefertigter Produkte und unter Anwendung von Arbeitstechniken sowie unter Beachtung von Ernährungsformen, der Hygienevorschriften, der Wirtschaftlichkeit und der Vermeidung von Lebensmittelverschwendung
h)Speisen oder Gerichte nach Vorgabe portionieren und anrichten sowie bei der Produktpräsentation mitwirken
i)Lebensmittel unter Einhaltung der Hygienestandards fachgerecht einlagern, andere Verwertungsmöglichkeiten prüfen oder entsorgen
j)die eigenen Arbeitsergebnisse kontrollieren, bewerten und optimieren

4 Wahrnehmung der grundlegenden Aufgaben im Wirtschaftsdienst10 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)die Bedeutung der Gestaltung, Pflege und Reinigung von Gasträumen, insbesondere von Gästezimmern, für das Gasterlebnis erläutern
b)die Bedeutung der Gestaltung, Pflege und Reinigung von Wirtschaftsräumen erläutern
c)Reinigungs-, Desinfektions- und Pflegemaßnahmen unter Beachtung von Nachhaltigkeitsaspekten in Gasträumen, insbesondere in Gästezimmern, sowie in Wirtschaftsräumen durchführen, prüfen und dokumentieren
d)zur Abfallvermeidung beitragen und die fachgerechte Abfallentsorgung unter Beachtung der Hygienevorschriften und von Umweltaspekten durchführen
e)Gasträume, insbesondere Gästezimmer, und Wirtschaftsräume im Hinblick auf ihre Nutzung und Sicherheit kontrollieren, den Bedarf an Reparaturen und Ersatz ermitteln und die betriebsüblichen Maßnahmen ergreifen
f)Wäsche auf verwendungsfähigen Zustand überprüfen und geeignete Produkte und Techniken zur Reinigung und zur Pflege auswählen und dabei insbesondere Werterhaltung, Hygiene und Ressourcenschonung berücksichtigen
g)betriebliche Gebrauchsgegenstände, insbesondere Geschirr, Besteck und Gläser, anlassbezogen auswählen und in ausreichender Menge bereitstellen sowie fachgerecht reinigen und pflegen

5 Wahrnehmung der grundlegenden Aufgaben im Service10 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)den Arbeitsbereich aufgrund der Tagesplanung und der Servicebesprechung anlassbezogen vorbereiten und die erforderlichen Betriebsmittel bereitstellen
b)die Verkaufsfähigkeit von Produkten prüfen
c)alkoholische und nichtalkoholische Getränke ausschenken sowie Aufguss- und Heißgetränke entsprechend den betrieblichen Vorgaben zubereiten
d)Servier- und Abräumtätigkeiten für Speisen oder Gerichte und Getränke unter Anwendung von Produktkenntnissen, Serviermethoden und der betrieblichen Serviceform durchführen
e)das betriebliche Kassensystem bedienen und bei der Kassenabrechnung mitwirken

6 Wahrnehmung von Aufgaben am Empfang15 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)die Arbeitsschritte für den Check-in und den Check-out planen und die schichtbezogenen vorbereitenden Arbeiten durchführen
b)den Check-in durchführen, insbesondere Gäste empfangen und begrüßen, Reservierungen prüfen, Reservierungs- und Zahlungsmodalitäten nach den betrieblichen Vorgaben klären, Zimmerzutritt ermöglichen
c)die melderechtlichen und abgaberechtlichen Regelungen einhalten, unter Berücksichtigung des Datenschutzes
d)Gäste zu den betrieblichen Dienstleistungsangeboten beraten und zusätzliche Leistungen und Produkte anbieten, auch in einer Fremdsprache
e)Gästeaufträge ausführen und mit anderen betrieblichen Bereichen oder externen Stellen koordinieren
f)Anfragen von Gästen, Teammitgliedern sowie Externen entgegennehmen und an die zuständigen Bereiche weiterleiten
g)den Check-out durchführen, insbesondere für den Check-out erbrachte bereichsübergreifende Leistungen mit den Gästen abstimmen und auf die Rechnung buchen
h)Gastrechnungen prüfen, erläutern und unter Berücksichtigung verschiedener Zahlungsarten erstellen und abrechnen

7 Verkauf von Übernachtungen und Dienstleistungen sowie Arbeiten in der Reservierung15 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)individuelle Gästebedürfnisse erfragen, den Gästen die Ausstattung und die Merkmale der betrieblichen Zimmer und Zimmerkategorien erläutern und betriebsbezogene Empfehlungen aussprechen
b)über Preise und Angebote sowie über die mit dem Aufenthalt verbundenen örtlichen Abgaben informieren
c)Zimmerreservierungen nach Verfügbarkeit und vorgegebener Preisgestaltung annehmen und durchführen
d)Gäste über die betrieblichen Einrichtungen und die betriebliche Zimmerausstattung sowie über örtliche Angebote informieren
e)Leistungen anbieten und vereinbarte Leistungen bestätigen
f)die gewünschte Zahlungsform erfragen, erfassen und an die betroffenen Bereiche kommunizieren
g)die Ergebnisse der Beratungs- und Verkaufsgespräche sowie ermittelte Gästebedürfnisse, insbesondere von Gruppen, dokumentieren und die Umsetzung mit anderen Bereichen abstimmen
h)Umbuchungen und Stornierungen von Zimmern und sonstigen Dienstleistungen nach den betrieblichen Vorgaben entgegennehmen und bearbeiten
i)das betriebliche Hotelsystem nutzen

8 Gästekommunikation und Beschwerde-Management6 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)Gästekommunikation zielgruppenorientiert, verkaufsfördernd und situationsgerecht gestalten
b)nach den betrieblichen Standards Gästefeedback, insbesondere Reklamationen, im persönlichen Gespräch entgegennehmen und Lösungen aufzeigen
c)Informations- und Kommunikationskanäle, insbesondere digitale Medien, für die Gästekommunikation nutzen
d)in Beratungs- und Verkaufsgesprächen Kommunikations- und Verkaufstechniken anwenden
e)Gästedatenbank unter Anwendung von Informations- und Kommunikationstechniken pflegen
f)Gästefeedback unter Nutzung verschiedener Kanäle einholen, entgegennehmen, bearbeiten und nach den betrieblichen Vorgaben reagieren
g)die vom Gästefeedback betroffenen betrieblichen Bereiche über Gästefeedback informieren und insbesondere für Beschwerden und Reklamationen sensibilisieren
h)Lösungsansätze zur Gästezufriedenheit auf ihre Wirksamkeit prüfen sowie an der Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen mitwirken
i)das eigene Verhalten als Beitrag zur Gästezufriedenheit und zur Kundenbindung reflektieren und Schlussfolgerungen ziehen

9 Planung, Durchführung und Analyse des Channel-Managements und des Revenue-Managements14 Wochen im 19. bis 36. Monat

a)im Rahmen des Revenue-Managements Markt- und Mitbewerberpositionierungen beobachten und analysieren
b)bei der Auswahl von Channel-Management- und Revenue-Management-Systemen zur Ertragsoptimierung mitwirken und diese einsetzen
c)Kooperationsverträge zu Vertriebskanälen und -plattformen hinsichtlich Kosten und Pflichten prüfen und Vertriebskanäle und -plattformen für die Distribution auswählen
d)Buchungsverhalten auf den betrieblichen und den angeschlossenen Kanälen analysieren und betriebswirtschaftlich auswerten
e)Preiskalkulationen durchführen, Kennzahlen ermitteln und als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen aufbereiten
f)Preis- und Ratenstrategien unter Einbeziehung der betroffenen Bereiche entwickeln, umsetzen und auf ihre Wirksamkeit prüfen
g)Firmenpartnerverträge, Kooperationen und Gruppenverträge auf Grundlage von Verdrängungs- und Volumenanalysen bewerten und Handlungsempfehlungen für das weitere Verfahren vorbereiten
h)Steuerungsmechanismen zur Ertragsoptimierung unter Nutzung von betriebswirtschaftlichen Analysen auswählen
i)Auslastung der Kapazitäten und Belegung beobachten, Strategien zu Buchungen, Konditionen und Überbuchungen ableiten
j)Mitbewerbervergleiche durchführen, Kennzahlen errechnen, auswerten und für Strategien nutzen
k)Umsatzbudgets unter Nutzung von Analysen und Strategien erstellen
l)Vorschläge zur Umsatzsteigerung, insbesondere für Aktionen zur Steigerung des Verkaufs, gemeinsam mit den betroffenen Bereichen erarbeiten

10 Entwicklung, Einsatz und Auswertung von Marketingmaßnahmen8 Wochen im 19. bis 36. Monat

a)Markt- und Wettbewerbsbeobachtungen durchführen, die Ergebnisse auswerten und Vorschläge für den Einsatz von Marketinginstrumenten ableiten
b)Marktwahlstrategie und Marktbearbeitungsstrategie unter Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Aspekte entwickeln und ausarbeiten
c)Werbe- und Marketingmaßnahmen auf der Grundlage von Kosten-Nutzen-Analysen auswählen, einsetzen und bewerten
d)den betrieblichen Marketingplan in Abstimmung mit anderen Bereichen erarbeiten
e)auf der Grundlage des Marketingplans Medien und Maßnahmen für den Einsatz in der Kommunikation und Werbung beurteilen und auswählen
f)systematische Gäste- und Kundenbefragungen zur Qualitätssicherung erarbeiten, durchführen und auswerten
g)Preisgestaltung, Produktqualität und Servicequalität des Betriebes analysieren und Vorschläge für weitere Entscheidungen ableiten
h)die interne und externe Kommunikationsstrategie erarbeiten und mit anderen Bereichen abstimmen, die Wirksamkeit der Kommunikationsstrategie prüfen und bei Bedarf anpassen
i)an der Präsentation des Betriebes, insbesondere in den sozialen Medien, mitwirken
j)zur Entwicklung und Beschaffung von Werbemitteln und Werbeträgern Lieferanten und Agenturen vergleichen und unter Berücksichtigung qualitativer, betriebswirtschaftlicher und ökologischer Aspekte auswählen
k)bei der Entwicklung und Erstellung von Werbeträgern und selbst- oder fremdproduzierten Informationen für Gäste sowie für Teammitglieder unter Berücksichtigung der betrieblichen Vorgaben mitwirken und die Aktualität der Inhalte sicherstellen
l)Erfolgskontrolle der eingesetzten Marketingmaßnahmen durchführen, die Ergebnisse beurteilen und Maßnahmen ableiten
m)die Entwicklung und Einhaltung der Arbeitgebermarke mit den betroffenen Bereichen abstimmen und koordinieren

11 Steuerung, Kalkulation und Analyse von Veranstaltungen10 Wochen im 19. bis 36. Monat

a)die betriebswirtschaftlichen, rechtlichen und ökologischen Rahmenbedingungen verschiedener betrieblicher Veranstaltungsformate unterscheiden, überprüfen und Veranstaltungsformate bei Bedarf anpassen
b)Veranstaltungen unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen konzipieren
c)Verkaufspreise für Veranstaltungen, Veranstaltungskomponenten und weitere Dienstleistungen, auch unter Berücksichtigung der Angebote von Drittfirmen, kalkulieren und in das betriebliche Hotelsystem einpflegen
d)Angebote, Verträge, Ablaufpläne und Rechnungen für Veranstaltungen mit dem betrieblichen Hotelsystem erstellen und die Ergebnisse an die Beteiligten kommunizieren
e)Veranstaltungsbesprechungen und Veranstaltungen, auch in einer Fremdsprache, begleiten
f)die Wirtschaftlichkeit von Veranstaltungen im Nachgang prüfen und bei Bedarf Vorschläge für Kosten- und Preisanpassungen ableiten

12 Gestaltung von büroorganisatorischen Prozessen4 Wochen im 19. bis 36. Monat

a)die betrieblichen Büroanwendungen, insbesondere für Tabellenkalkulation, Präsentation, Textverarbeitung, Dateiablage und Kommunikation, aufgabenbezogen auswählen und anwenden
b)interne und externe Post sowie elektronische Korrespondenz entgegennehmen, bearbeiten und weiterleiten, unter Berücksichtigung der betrieblichen Vorgaben zu Datenschutz- und Datensicherheitskonzepten, insbesondere zur IT-Sicherheit
c)Daten und Informationen in geeigneter Form für die betrieblichen Arbeitsbereiche aufbereiten und sichern sowie diesen Arbeitsbereichen bereitstellen
d)Büromaterialien und Büroausstattung unter Berücksichtigung ökologischer und ökonomischer Aspekte einsetzen
e)digitale oder analoge Organisations- und Archivierungssysteme anlegen, nutzen, unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen pflegen sowie Verbesserungsvorschläge erarbeiten
f)Besprechungen nach den sachlichen und zeitlichen Vorgaben vor- und nachbereiten und die Ergebnisse dokumentieren
g)interne und externe Korrespondenz nach den betrieblichen Vorgaben führen, auch unter Anwendung fremdsprachiger Informationen
h)den externen Rechnungseingang und -ausgang bearbeiten
i)die eigene Arbeit unter Einsatz der betrieblichen Arbeits- und Organisationsmittel systematisch planen, durchführen, reflektieren und weiterentwickeln

13 Qualitäts- und prozessorientiertes Handeln im Team und an Schnittstellen, Prozesssteuerung6 Wochen im 19. bis 36. Monat

a)die Umsetzung der Unternehmensziele und -werte bei Arbeitsprozessen, insbesondere beim Umgang mit Gästen, Kollegen und Kolleginnen sowie Lieferanten, berücksichtigen
b)eigene Wertvorstellungen in Bezug auf soziale, ökologische und ökonomische Nachhaltigkeit entwickeln und mit den Unternehmenszielen abgleichen, Entscheidungsdilemmata identifizieren und Vorschläge zur Umsetzung nachhaltigen Handelns ableiten
c)die bereichsspezifischen Qualitätsstandards und Qualitätsstandards des Betriebes unter Berücksichtigung sozialer, ökologischer und ökonomischer Aspekte umsetzen
d)betriebliche Prozesse unter Berücksichtigung von Informationsflüssen und Entscheidungswegen einordnen und im Team umsetzen sowie Inklusion im Arbeitsprozess berücksichtigen
e)bei der Erstellung und Optimierung bereichsbezogener Organisationsmittel, insbesondere von Checklisten, mitwirken und diese zur Qualitätskontrolle nutzen
f)interne und externe Kooperationsbeziehungen gestalten und optimieren
g)den Zusammenhang zwischen Qualität, Gästezufriedenheit und Betriebserfolg bei Entscheidungen und Handlungen berücksichtigen
h)Arbeiten wirtschaftlich, gast- und unternehmensorientiert durchführen, durch eigenes Verhalten zum erfolgreichen unternehmerischen Handeln beitragen und das eigene Handeln reflektieren
i)die betrieblichen Arbeits- und Kommunikationsprozesse gestalten und optimieren
j)die Funktionen und Aufgaben der einzelnen Arbeitsbereiche als Teil eines arbeitsteiligen Prozesses reflektieren und die Bedeutung der einzelnen Arbeitsbereiche für die vor- und nachgelagerten Stellen und für die betriebliche Wertschöpfung reflektieren

14 Planung, Umsetzung und Auswertung von Arbeits- und Personalprozessen12 Wochen im 19. bis 36. Monat

a)arbeits- und sozialrechtliche Regelungen unterscheiden und aufgabenorientiert anwenden
b)bei Maßnahmen zur Positionierung und Weiterentwicklung der Arbeitgebermarke für die Personalgewinnung und die Personalbindung mitwirken und die Umsetzung der Maßnahmen begleiten
c)bei der Personalbedarfsplanung mitwirken, Rekrutierungen einleiten und das Bewerbermanagement unterstützen
d)Prozesse in Verbindung mit dem Beginn von Beschäftigungsverhältnissen bearbeiten
e)Einführung neuer Mitarbeitender begleiten
f)Einweisungen und Unterweisungen für den Umgang mit Maschinen, Geräten und Betriebsmitteln durchführen
g)Teammitglieder für nachhaltiges Handeln sensibilisieren
h)Dienstpläne nach den betrieblichen und den rechtlichen Vorgaben erstellen und Arbeitszeiten dokumentieren
i)Mitarbeitende aufgabenbezogen sowie teamorientiert anleiten und motivieren sowie deren Arbeitsergebnisse reflektieren
j)sich unter Beachtung von Diversität und Gruppendynamik auf unterschiedliche Persönlichkeiten im Team einstellen und konstruktiv Feedback geben
k)Gespräche mit Mitarbeitenden planen, durchführen und nachbereiten
l)Mitarbeitenden Anerkennung und Wertschätzung vermitteln sowie die Wirkung des eigenen Auftretens auf Mitarbeitende und andere Teammitglieder reflektieren
m)an der Planung, Durchführung und Auswertung von Maßnahmen der Personalentwicklung mitwirken
n)Bedarfe an vorgeschriebenen Schulungen und Belehrungen, insbesondere zu Infektionsschutz und Arbeitssicherheit, erkennen sowie Maßnahmen einleiten
o)an der Erstellung von Personalbeurteilungen mitwirken
p)die Prozesse in Verbindung mit der Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen bearbeiten
q)Personalkosten sowie Personalzusatzkosten beurteilen und Instrumente des Personalcontrollings anwenden, Kennzahlen auswerten und daraus Maßnahmen ableiten
r)Arbeitsabläufe in Bezug auf den Energieverbrauch abschätzen oder auswerten sowie Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz vorschlagen

15 Warenwirtschaft und Einkauf8 Wochen im 19. bis 36. Monat

a)den Warenbedarf anhand von Soll- und Ist-Beständen sowie anhand des Geschäftsaufkommens ermitteln
b)Bezugsquellen ermitteln, Vorauswahl von Produkten und Lieferanten unter Nachhaltigkeitsaspekten erstellen und Angebote einholen
c)Angebote hinsichtlich Qualität, Quantität und Lieferkonditionen vergleichen und an der Angebotsauswahl mitwirken
d)Bestellungen einleiten, Liefertermine mit den betroffenen Bereichen koordinieren und kontrollieren
e)Inventuren vorbereiten und auswerten
f)die betrieblichen Lagerkennzahlen ermitteln, Maßnahmen zur wirtschaftlichen Verbesserung vorschlagen und umsetzen
g)den Verbrauch von Gebrauchs- und Verbrauchsgütern unter ökonomischen und ökologischen Gesichtspunkten überwachen und bei Abweichungen Maßnahmen einleiten
h)Verkaufspreise nach dem betrieblichen Kalkulationsschema ermitteln

16 Kaufmännische Steuerung und Kontrolle16 Wochen im 19. bis 36. Monat

a)Bereiche und Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens unterscheiden
b)Belege entsprechend den rechtlichen und den betrieblichen Vorgaben prüfen und buchen sowie Konten abstimmen
c)Zahlungsausgänge vorbereiten und Zahlungsverkehr durchführen
d)Zahlungseingänge kontrollieren und bei Zahlungsausständen und Zahlungsdifferenzen Maßnahmen, insbesondere des betrieblichen Mahnwesens, einleiten
e)die Ergebnisse des betrieblichen Rechnungswesens dokumentieren und für die interne und externe Information sowie für die betriebliche Entscheidungsfindung aufbereiten
f)die wirtschaftliche Bedeutung von Investitionen und Abschreibungen für den Betrieb aufzeigen
g)bei der Budgeterstellung und Vorschaurechnung mitwirken
h)die betrieblichen Berichte und Kennzahlen überwachen und bewerten und daraus Schlussfolgerungen über Wirtschaftlichkeit, Produktivität und Liquidität ableiten

Abschnitt B: integrativ zu vermittelnde Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten5 Positionen

Lfd. Nr.	Berufsbildpositionen	Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten	Zeitliche Richtwerte in Wochen im
1. bis 18. Monat	19. bis 36. Monat
1	2	3	4
		d) Desinfektions- und Reinigungsmittel lagern, unter Berücksichtigung ökologischer Auswirkungen auswählen und ökonomisch einsetzen e) die Meldepflichten nach dem Infektionsschutzrecht beachten und die Beschäftigungsverbote einhalten

1 Organisation des Ausbildungsbetriebes, Berufsbildung sowie Arbeits- undTarifrechtwährend der gesamten Ausbildung

a)den Aufbau und die grundlegenden Arbeits- und Geschäftsprozesse des Ausbildungsbetriebes erläutern
b)Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsvertrag sowie Dauer und Beendigung des Ausbildungsverhältnisses erläutern und Aufgaben der im System der dualen Berufsausbildung Beteiligten beschreiben
c)die Bedeutung, die Funktion und die Inhalte der Ausbildungsordnung und des betrieblichen Ausbildungsplans erläutern sowie zu deren Umsetzung beitragen
d)die für den Ausbildungsbetrieb geltenden arbeits-, sozial-, tarif- und mitbestimmungsrechtlichen Vorschriften erläutern
e)Grundlagen, Aufgaben und Arbeitsweise der betriebsverfassungs- oder personalvertretungsrechtlichen Organe des Ausbildungsbetriebes erläutern
f)Beziehungen des Ausbildungsbetriebes und seiner Beschäftigten zu Wirtschaftsorganisationen und Gewerkschaften erläutern
g)Positionen der eigenen Entgeltabrechnung erläutern
h)wesentliche Inhalte von Arbeitsverträgen erläutern
i)Möglichkeiten des beruflichen Aufstiegs und der beruflichen Weiterentwicklung erläutern

2 Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeitwährend der gesamten Ausbildung

a)Rechte und Pflichten aus den berufsbezogenen Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften kennen und diese Vorschriften anwenden
b)Gefährdungen von Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz und auf dem Arbeitsweg prüfen und beurteilen
c)sicheres und gesundheitsgerechtes Arbeiten erläutern
d)technische und organisatorische Maßnahmen zur Vermeidung von Gefährdungen sowie von psychischen und physischen Belastungen für sich und andere, auch präventiv, ergreifen
e)ergonomische Arbeitsweisen beachten und anwenden
f)Verhaltensweisen bei Unfällen beschreiben und erste Maßnahmen bei Unfällen einleiten
g)betriebsbezogene Vorschriften des vorbeugenden Brandschutzes anwenden, Verhaltensweisen bei Bränden beschreiben und erste Maßnahmen zur Brandbekämpfung ergreifen

3 Umweltschutz und Nachhaltigkeit

a)Möglichkeiten zur Vermeidung betriebsbedingter Belastungen für Umwelt und Gesellschaft im eigenen Aufgabenbereich erkennen und zu deren Weiterentwicklung beitragen
b)bei Arbeitsprozessen und im Hinblick auf Produkte, Waren oder Dienstleistungen Materialien und Energie unter wirtschaftlichen, umweltverträglichen und sozialen Gesichtspunkten der Nachhaltigkeit nutzen
c)für den Ausbildungsbetrieb geltende Regelungen des Umweltschutzes einhalten
d)Abfälle vermeiden sowie Stoffe und Materialien einer umweltschonenden Wiederverwertung oder Entsorgung zuführen
e)Vorschläge für nachhaltiges Handeln für den eigenen Arbeitsbereich entwickeln
f)unter Einhaltung betrieblicher Regelungen im Sinne einer ökonomischen, ökologischen und sozial nachhaltigen Entwicklung zusammenarbeiten und adressatengerecht kommunizieren

4 Digitalisierte Arbeitswelt

a)mit eigenen und betriebsbezogenen Daten sowie mit Daten Dritter umgehen und dabei die Vorschriften zum Datenschutz und zur Datensicherheit einhalten
b)Risiken bei der Nutzung von digitalen Medien und informationstechnischen Systemen einschätzen und bei deren Nutzung betriebliche Regelungen einhalten
c)ressourcenschonend, adressatengerecht und effizient kommunizieren sowie Kommunikationsergebnisse dokumentieren
d)Störungen in Kommunikationsprozessen erkennen und zu ihrer Lösung beitragen
e)Informationen in digitalen Netzen recherchieren und aus digitalen Netzen beschaffen sowie Informationen, auch fremde, prüfen, bewerten und auswählen
f)Lern- und Arbeitstechniken sowie Methoden des selbstgesteuerten Lernens anwenden, digitale Lernmedien nutzen und Erfordernisse des lebensbegleitenden Lernens erkennen und ableiten
g)Aufgaben zusammen mit Beteiligten, einschließlich der Beteiligten anderer Arbeits- und Geschäftsbereiche, auch unter Nutzung digitaler Medien, planen, bearbeiten und gestalten
h)Wertschätzung anderer unter Berücksichtigung gesellschaftlicher Vielfalt praktizieren

5 Durchführung von Hygienemaßnahmen4 Wochen im 1. bis 18. Monat

a)die Grundsätze und die Vorschriften zur Personal-, Betriebs- und Produkthygiene sowie zum Arbeits- und Gesundheitsschutz anwenden
b)die rechtlichen Hygienevorschriften und das betriebliche Hygienekonzept, insbesondere das HACCP-Konzept, umsetzen
c)Schädlingsbefall erkennen und Maßnahmen einleiten
d)Desinfektions- und Reinigungsmittel lagern, unter Berücksichtigung ökologischer Auswirkungen auswählen und ökonomisch einsetzen
e)die Meldepflichten nach dem Infektionsschutzrecht beachten und die Beschäftigungsverbote einhalten

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Ausbildung zum Kaufmann für Hotelmanagement?

Die Ausbildung dauert 3 Jahre. Das Berichtsheft führen Sie über die gesamte Zeit, in Betrieb und Berufsschule. Wer auf den Beruf Hotelfachmann kommt: Er wird nach derselben Verordnung ausgebildet, hat aber andere Berufsbildpositionen.

Wer führt das Berichtsheft und wer sieht es durch?

Sie führen den Ausbildungsnachweis selbst (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG). Ihr Ausbilder sieht ihn durch (§ 14 Absatz 2 BBiG), meist wöchentlich oder in festen Abständen.

Muss ich auch Einsätze in Küche und Service eintragen?

Ja. Die Ausbildung sieht grundlegende Aufgaben in Küche oder Produktion, im Wirtschaftsdienst und im Service vor. Tragen Sie diese Einsätze mit Datum, Tätigkeit und Stunden ein, so wie die Arbeit am Empfang.

Wird das Berichtsheft in der Abschlussprüfung bewertet?

Nein. Nach der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses wird der Nachweis nicht bewertet. Er ist aber Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG).

Quellen

Hotelberufeausbildungsverordnung (HotelAusbV), abgerufen am 21.10.2026
Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses zum Ausbildungsnachweis, abgerufen am 21.10.2026

Das Berichtsheft digital führen

heftwerk ist ein Berichtsheft-Tool für den digitalen Ausbildungsnachweis. Auszubildende tragen ihre Woche am Telefon oder am Rechner ein, der Ausbilder gibt sie frei, und der Nachweis steht als PDF bereit. Für Auszubildende ist heftwerk kostenlos, den Zugang richtet der Ausbildungsbetrieb ein. heftwerk im Überblick

Ausbildungsnachweis nach BBiG, Freigabe durch den Ausbilder, Export als PDF. Ab 41,25 € im Monat* für bis zu fünf Auszubildende, netto zuzüglich Umsatzsteuer. Preis und häufige Fragen

*Mit dem Code IHK2026: bis einschließlich 31.12.2026 kostenfrei (bei Abschluss ab 2027: 30 Tage), danach zum halben Preis, bei jährlicher Zahlung 41,25 € im Monat (495 € im Jahr), netto. Preis fest bis Ende 2030, danach bis 2045 nur Inflationsausgleich nach dem Verbraucherpreisindex. Abschluss bis 31.03.2027. *Aktionsbedingungen

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