Berichtsheft als Kaufmann für Büromanagement: Beispiele

Ins Berichtsheft einer Kauffrau oder eines Kaufmanns für Büromanagement gehören die Aufgaben aus Büroorganisation, Auftragsbearbeitung, Kundenkontakt, Einkauf und Personalverwaltung sowie die Themen der Berufsschule. Je Tag genügen Stichworte mit Tätigkeit und Stunden. Die Beispielwochen unten zeigen den Aufbau für das erste und das dritte Ausbildungsjahr.

Stand: 15.10.2026

Was als Kaufmann für Büromanagement ins Berichtsheft gehört

Grundlage ist die Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement, in Kraft seit dem 1. August 2025. Die Ausbildung dauert drei Jahre. Zwei Wahlqualifikationen legt der Ausbildungsvertrag fest, zur Auswahl stehen zehn, darunter Auftragsprozess steuern, Marketing- und Vertriebsaktivitäten mitgestalten, personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen, Einkauf und Logistikprozesse planen, koordinieren und durchführen oder Aufgaben der Verwaltung wahrnehmen und Recht anwenden.

Zu den Berufsbildpositionen gehören:

Informationsmanagement und Informationsverarbeitung
Bürowirtschaftliche Abläufe, Koordination und Organisation
Kundenbeziehungen und Auftragsbearbeitung
Materialbeschaffung
Personalaufgaben
Kaufmännische Steuerung
Digitale Arbeitswelt, Zusammenarbeit und Kommunikation, Arbeitsorganisation

Beispielwoche im ersten Ausbildungsjahr

Die Einträge sind Beispiele; Ihre Woche sieht anders aus. Die Stunden richten sich nach Ihrem Ausbildungsvertrag.

Tag	Tätigkeiten	Stunden
Montag	Post öffnen und verteilen, Eingangsrechnungen ablegen, Telefonzentrale mit Kollegin, Terminkalender der Abteilung pflegen	8
Dienstag	Büromaterial bestellen: Bedarf erfassen, Preise vergleichen, Bestellung auslösen, Lieferschein bei Eingang abzeichnen lassen	8
Mittwoch	Berufsschule: Geschäftsprozesse, Rechnungswesen, Deutsch Schriftverkehr	8
Donnerstag	Geschäftsbrief nach Vorlage verfasst, Serienbrief für Terminbestätigungen erstellt, Ablage nach Aktenplan	8
Freitag	Protokoll der Teambesprechung geschrieben, Sitzungsraum gebucht, Kundenanfragen im E-Mail-Postfach sortiert	8

Stunden im Berichtsheft: Arbeitszeit, Überstunden und Berufsschule

Beispielwoche im dritten Ausbildungsjahr

Tag	Tätigkeiten	Stunden
Montag	Kundenanfrage bearbeitet: Angebot kalkuliert, Rückfragen mit dem Vertrieb geklärt, Angebot versendet	8
Dienstag	Rechnungen sachlich geprüft, Zahlungsfreigabe vorbereitet, offene Posten mit der Buchhaltung abgestimmt	8
Mittwoch	Berufsschule: Kosten- und Leistungsrechnung, Marketing, Personalwirtschaft	8
Donnerstag	Reisekostenabrechnung erstellt, Dienstreise für zwei Mitarbeiter organisiert, Tabelle zur Auslastung der Besprechungsräume ausgewertet	8
Freitag	Vorbereitung der Fachaufgabe: Ablauf beschrieben, Zeitplan aufgestellt, Rücksprache mit dem Ausbilder	8

Berufsschule im Berichtsheft

Tragen Sie die Themen des Unterrichts als Stichworte ein, zum Beispiel „Kaufvertrag: Zustandekommen und Störungen“. Wenn Ihr Betrieb einen Blockunterricht hat, notieren Sie für die Schulwoche die Unterrichtsthemen statt der Arbeit im Betrieb. Der Rahmenlehrplan der Kultusministerkonferenz gliedert den Unterricht in Lernfelder; die Reihenfolge legt Ihre Berufsschule fest.

Berufsschule im Berichtsheft eintragen

Formulierungen für das Büro

Statt	Besser
Büroarbeit gemacht	Eingangspost erfasst, Rechnungen den Kostenstellen zugeordnet, Ablage aktualisiert
Mit dem Einkauf gearbeitet	Drei Angebote für Büromöbel verglichen, Vergleichstabelle erstellt, Bestellvorschlag vorgelegt
Telefonate geführt	Kundenanrufe angenommen, Anliegen notiert, Rückrufe an die zuständigen Kollegen weitergeleitet
Tabellenkalkulation benutzt	Tabelle zur Auswertung der Bestellungen angelegt, Summen und Filter eingerichtet
Termine gemacht	Besprechungen für die Abteilungsleitung koordiniert, Einladungen versendet, Raum gebucht

Formulierungen fürs Berichtsheft

Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse und zuständige Stelle

Im Büro arbeiten Sie mit Kunden-, Lieferanten- und Personaldaten. Im Berichtsheft stehen Namen, Preise und Personalangelegenheiten nicht. Schreiben Sie „Kundenanfrage bearbeitet“ statt des Firmennamens. Auszubildende müssen über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen wahren (§ 13 Satz 2 Nummer 6 BBiG).

Zuständige Stelle ist in den meisten Betrieben die IHK. Betriebe im Handwerk oder im öffentlichen Dienst haben eine andere zuständige Stelle.

Abschlussprüfung und Zulassung

Die Abschlussprüfung hat nach der Ausbildungsordnung zwei Teile und ersetzt die Zwischenprüfung. Teil 1 findet im vierten Ausbildungshalbjahr statt und behandelt das informationstechnische Büromanagement. Teil 2 liegt am Ende der Ausbildung: Kundenbeziehungsprozesse, eine Fachaufgabe in der Wahlqualifikation mit fallbezogenem Fachgespräch sowie Wirtschafts- und Sozialkunde.

Zur Abschlussprüfung wird zugelassen, wer den Ausbildungsnachweis vorgelegt hat (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG). Über die Zulassung zu jedem Teil wird gesondert entschieden (§ 44 Absatz 1 BBiG).

Ausbildungsrahmenplan

Was der Betrieb in der Ausbildung vermittelt, legt der Ausbildungsrahmenplan fest, eine Anlage der Ausbildungsordnung. Hier steht er im Wortlaut der Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement (BüroMKfAusbV 2025), abgerufen von gesetze-im-internet.de am 25.10.2026. Verweise auf Paragrafen der Verordnung sind in den Überschriften weggelassen. Die Zeitangaben sind Richtwerte; maßgeblich ist die amtliche Fassung.

Abschnitt A: wahlqualifikationsübergreifende berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten9 Positionen

1 Informationsmanagement anwenden11 Wochen im 1. bis 15. Monat

a)betriebliche Kommunikationssysteme auswählen und anwenden
b)Grundfunktionen des Betriebssystems anwenden
c)Nutzen des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen aufzeigen
d)Nutzen und Risiken von Onlineanwendungen aufzeigen
e)Wege der Informationsbeschaffung beherrschen
f)Maßnahmen zur Datensicherung und Datenpflege veranlassen

2 Informationsverarbeitung durchführen11 Wochen im 1. bis 15. Monat

a)Texte des internen und externen Schriftverkehrs formulieren, gliedern sowie situationsgerecht und normgerecht erstellen
b)Textverarbeitungssystem bedarfsgerecht und effizient anwenden
c)Vor- und Nachteile verschiedener Präsentationsmedien und -techniken abwägen
d)Präsentationen vorgaben- und adressatengerecht entwerfen, gestalten und durchführen
e)Präsentationen reflektieren
f)Kalkulationstabellen erstellen und Berechnungen durchführen
g)Daten in Diagrammen darstellen
h)Tabellen und Diagramme dokumentenübergreifend verwenden
i)Dokumente pflegen und archivieren
j)Dateien exportieren und importieren

3 bürowirtschaftliche Abläufe organisieren7 Wochen im 1. bis 15. Monat

a)Bedarf an Büromaterial planen, beschaffen und verwalten
b)Posteingang und -ausgang bearbeiten
c)Dokumente unter Beachtung gesetzlicher und betrieblicher Aufbewahrungsfristen verwalten
d)bürowirtschaftliche Abläufe reflektieren und Verbesserungen vorschlagen

4 Koordinations- und Organisationsaufgaben übernehmen5 Wochen im 1. bis 15. Monat

a)interne und externe Termine planen, koordinieren und überwachen; bei Terminabweichungen erforderliche Maßnahmen einleiten
b)Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vor- und nachbereiten sowie betreuen
c)bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten mitwirken

5 Kundenbeziehungen gestalten7 Wochen im 1. bis 15. Monat

a)eigene Rolle als Dienstleister im Kundenkontakt berücksichtigen
b)Kundendaten zusammenstellen, aufbereiten und auswerten
c)situationsgerecht und kundenorientiert Auskunft geben und beraten
d)Informationen kundengerecht aufbereiten
e)Bedeutung von Kundenservice für die Kundenzufriedenheit erkennen und berücksichtigen

6 Auftragsbearbeitung durchführen6 Wochen im 1. bis 15. Monat, 11 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Markt- und Wettbewerbssituation des Ausbildungsbetriebes darstellen
b)Kundenanfragen bearbeiten und bei ihrer Abwicklung mitwirken
c)Kundenaufträge annehmen, bearbeiten sowie dabei Rechtsvorschriften und Verfahrensregeln beachten
d)Auftragsabwicklung mit Kunden festlegen
e)Begleitdokumente und Rechnungen erstellen
f)Vor- und Nachkalkulationen durchführen und auswerten
g)Beschwerden und Reklamationen bearbeiten

7 Material und externe Dienstleistungen beschaffen11 Wochen im 1. bis 15. Monat

a)Material- und Dienstleistungsbedarf ermitteln
b)Bezugsquellen ermitteln, Auswahl begründen und dabei Beschaffungsrichtlinien sowie Rahmenverträge beachten
c)Angebote einholen, prüfen, vergleichen und Entscheidungen begründen
d)Bestellungen durchführen
e)Liefertermine überwachen und bei Verzug mahnen
f)Bestellungen mit den Wareneingangsunterlagen vergleichen, Dienstleistungen abnehmen, bei Abweichungen Differenzen klären

8 personalbezogene Aufgaben übernehmen13 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Personaleinsatzplanung unterstützen und Arbeitszeitregelungen berücksichtigen
b)Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen vorbereiten
c)rechtliche Regelungen, insbesondere tarifrechtliche oder beamtenrechtliche Vorschriften, anwenden
d)bei der Bearbeitung von Mitarbeiterdaten Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit einhalten
e)bereichsbezogene Personalstatistiken führen und auswerten

9 kaufmännische Steuerung durchführen13 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Einflussfaktoren auf die Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Leistungserstellung beachten
b)Rechnungswesen als Instrument kaufmännischer Planung, Steuerung und Kontrolle an Beispielen anwenden
c)Investitionen und Finanzierung an Beispielen erläutern
d)Kosten- und Leistungsstruktur berücksichtigen
e)Belege unterscheiden, den jeweiligen Geschäftsvorgängen zuordnen, rechnerisch und sachlich prüfen
f)Zahlungen unter Berücksichtigung der Zahlungsbedingungen vorbereiten

Abschnitt B: berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in den Wahlqualifikationen10 Positionen

1 Auftragsprozess steuern22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Kunden produktspezifisch und kaufmännisch beraten
b)Angebotsgrundlagen und -alternativen mit dem Kunden entwickeln
c)ergänzenden Service anbieten
d)Kalkulationsdaten für Angebote einholen
e)Angebote erstellen
f)Auftragseingang prüfen, Auftrag bestätigen
g)Zeit- und Ressourcenplan in Abstimmung mit den Beteiligten erstellen
h)auftragsrelevante Beschaffungen sicherstellen
i)auftragsbegleitend mit Kunden kommunizieren
j)auftragsbezogene Daten einholen
k)Soll- und Ist-Vergleich der Leistungserbringung durchführen, bei Bedarf nachsteuern
l)Abnahme der Leistung veranlassen
m)Auftragsdokumentation vervollständigen und bearbeiten
n)Aufträge nachkalkulieren
o)Aufträge fakturieren, Kundenrechnungen erstellen
p)Zahlungseingänge überwachen und bei Bedarf Maßnahmen einleiten
q)Kundenzufriedenheit ermitteln und auswerten
r)Maßnahmen zur Kundenbindung initiieren
s)Kundenreklamationen bearbeiten
t)Probleme in Auftragsprozessen identifizieren und analysieren
u)Problemlösungen vorschlagen

2 Instrumente der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle nutzen22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Kreditoren- und Debitorenstammdaten aufnehmen und pflegen
b)Geschäftsvorgänge unter Berücksichtigung gesetzlicher und betrieblicher Regelungen buchhalterisch einordnen
c)Belege erfassen, kontieren und auf Bestands- und Erfolgskonten buchen
d)Zahlungseingänge überwachen und Zahlungsausgänge veranlassen
e)Maßnahmen bei Zahlungsverzug einleiten
f)bei periodengerechten Abschlussarbeiten unterstützen
g)Zweck und Struktur der betrieblichen Kosten- und-Leistungsrechnung bei Aufgabenstellungen berücksichtigen
h)Kosten ermitteln, aufbereiten und überwachen
i)Leistungen kalkulieren und verrechnen
j)Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung für Entscheidungen aufbereiten
k)im Rahmen des Controllings Einflussfaktoren auf den Betriebserfolg identifizieren und reflektieren
l)Ergebnisse der Betriebsrechnung und der Finanzbuchhaltung für das Controlling aufbereiten und interpretieren
m)Soll- und Ist-Vergleiche durchführen, Abweichungen feststellen und kommunizieren
n)Kennzahlen ermitteln, aufbereiten und beurteilen, Statistiken und Berichte erstellen

3 kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen gestalten und umsetzen22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Buchungsvorgänge bearbeiten
b)Kassenbuch führen
c)Bestands- und Erfolgskonten führen
d)Offene-Posten-Listen verwalten
e)Zahlungsein- und -ausgänge kontrollieren und Maßnahmen bei Zahlungsverzug einleiten
f)am buchhalterischen Jahresabschluss unter Berücksichtigung der Fristen mitwirken
g)Personalstammdaten erfassen und pflegen
h)erforderliche Prozessdaten für die Entgeltabrechnung erfassen und bearbeiten
i)Auszahlungsbeträge unter Berücksichtigung geltender steuer-, sozial- und tarifrechtlicher Bestimmungen ermitteln
j)notwendige Unterlagen zum Monats- und Jahresabschluss unter Berücksichtigung der Fristen erstellen
k)Kosten verursachungsgerecht zuordnen
l)Angebote unter Berücksichtigung der Kosten und Marktchancen kalkulieren
m)auftragsbezogene Kosten überwachen und kontrollieren
n)Verfahren der Voll- und Teilkostenrechnung anwenden
o)durch Nachkalkulation Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg ermitteln
p)bei der Ermittlung der Unternehmensertragslage mitwirken
q)Wirkungen der Abschreibungen für den Betriebserfolg unterscheiden
r)Statistiken erstellen und Plan-Ist-Vergleiche durchführen
s)betriebliche Kennzahlen beurteilen und für unternehmerische Entscheidungen aufbereiten

4 Einkauf und Logistikprozesse planen, koordinieren und durchführen22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Bedarf an Produkten und Dienstleistungen feststellen
b)Mengen und Termine disponieren
c)interne Einkaufsrichtlinien und Rahmenverträge sowie betriebliche Compliance einhalten
d)Bezugsquellen ermitteln, analysieren und Lieferantenvorauswahl treffen
e)Angebote einholen und vergleichen
f)Bestellung durchführen, Auftragsbestätigung mit der Bestellung vergleichen und bei Abweichungen Lösungen vereinbaren
g)Vertragserfüllung überwachen und bei Vertragsstörung Maßnahmen einleiten
h)bei der Verhandlung von Einkaufskonditionen mitwirken
i)Lieferanteninformationen für Entscheidungen systematisch erfassen
j)bei der Erstellung von Rahmenverträgen mitwirken
k)Prozesse der Bedarfsermittlung und des Einkaufs reflektieren und Verbesserungen vorschlagen
l)unterschiedliche Systeme der Lagerhaltung vergleichen
m)vom Ausbildungsbetrieb genutztes Lagersystem bei logistischen Abläufen berücksichtigen
n)Wareneingang prüfen, Mängelbeseitigung veranlassen
o)Bestände erfassen, kontrollieren und bewerten

5 Marketing- und Vertriebsaktivitäten mitgestalten22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Instrumente der Marktbeobachtung und -analyse nutzen und dabei Mitbewerber sowie Marktentwicklungen beachten
b)an der Entwicklung von Marketingmaßnahmen mitwirken
c)Ressourcen planen und organisieren und Kosten ermitteln
d)bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen, insbesondere der Verkaufsförderung, mitwirken und diese Maßnahmen dokumentieren
e)Aktivitäten hinsichtlich Zeit, Wirtschaftlichkeit und Qualität überwachen und gegebenenfalls nachsteuern
f)Wirkungen von Marketingmaßnahmen feststellen und Verbesserungsvorschläge entwickeln
g)Kundendaten und -informationen nutzen
h)Vertriebsformen berücksichtigen
i)Situation des Kunden analysieren, Bedarf feststellen, kundengerechte Lösungsvorschläge entwickeln und erläutern, über Finanzierungsmöglichkeiten informieren; Angebote unterbreiten
j)Verträge und Vertragsverhandlungen vorbereiten und an Vertragsabschlüssen mitwirken
k)Erfüllung von Verträgen überwachen, bei Abweichungen Maßnahmen einleiten
l)Kundenbeziehungen unter Berücksichtigung betrieblicher Vorgaben gestalten
m)Maßnahmen der Kundenbindung und -betreuung umsetzen
n)Beschwerden entgegennehmen und Maßnahmen des Beschwerdemanagements umsetzen
o)Kundenzufriedenheit ermitteln, Maßnahmen vorschlagen

6 personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)rechtliche Vorgaben aus unterschiedlichen Beschäftigungs- und Dienstverhältnissen im Ausbildungsbetrieb beachten
b)Personalakten unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit führen
c)Vorgänge im Zusammenhang mit Entgelten oder Bezügen bearbeiten
d)Vorgänge im Zusammenhang mit Arbeits- und Fehlzeiten bearbeiten
e)Auskünfte im Zusammenhang mit der Personalverwaltung erteilen
f)Personalstatistiken führen und auswerten
g)Informations-, Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte berücksichtigen
h)bei Einstellungen und personellen Veränderungen erforderliche Meldungen veranlassen, Verträge vorbereiten und Dokumente erstellen
i)Personalbedarfsermittlung unter Berücksichtigung von Anforderungsprofilen unterstützen
j)im Personalbeschaffungsprozess, insbesondere bei Stellenausschreibungen, Auswahlverfahren und Entscheidungsfindungen, mitwirken
k)im Bereich der Personalentwicklung insbesondere Maßnahmen im Rahmen der Aus- und Weiterbildung organisieren
l)betriebliche Gesundheitsförderung unterstützen
m)Maßnahmen der Personalbeschaffung und -entwicklung reflektieren und Verbesserungen vorschlagen

7 Assistenzaufgaben übernehmen22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Methoden des Selbstmanagements zur Optimierung von Büroorganisation und Arbeitsabläufen anwenden
b)Kommunikation zwischen den Beteiligten unterstützen und über Prioritäten von Interessen und Anliegen entscheiden
c)Kommunikation mit den Beteiligten situationsgerecht gestalten, dabei Anliegen berücksichtigen, eigenes Rollenverständnis entwickeln
d)Kommunikationsstörungen vermeiden
e)Kleinprojekte planen, durchführen, kontrollieren und bewerten
f)Termine koordinieren und überwachen; Wiedervorlage steuern
g)termingerecht Informationen und Arbeitsergebnisse einfordern und bereitstellen
h)Informationen und Dokumente inhaltlich zusammenstellen
i)über Dringlichkeit von Informationen und Dokumenten sowie deren Weiterleitung entscheiden
j)Geschäftskorrespondenz führen
k)Reisen organisieren, nachbereiten und abrechnen
l)Veranstaltungen organisieren, begleiten und nachbereiten
m)Unterlagen zusammenstellen und aufbereiten

8 Öffentlichkeitsarbeit gestalten und Aufgaben des Veranstaltungsmanagements übernehmen22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)bestehende Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit analysieren
b)an der Entwicklung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit unter Berücksichtigung von Zielsetzung, Zielgruppen und unterschiedlichen Medien mitwirken
c)Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit planen, organisieren und umsetzen sowie deren Wirkung bewerten
d)an Veranstaltungsplanungen, insbesondere hinsichtlich Öffentlichkeitsarbeit, Ressourcenkalkulation, räumlicher Organisation und Ausstattung, mitwirken und dabei wirtschaftliche, rechtliche und ökologische Aspekte berücksichtigen
e)Einladungen und Teilnehmerunterlagen erarbeiten sowie Teilnehmende bei Anfragen und organisatorischen Problemen unterstützen
f)Prozesse mit Dienstleistern koordinieren und überwachen, dabei Compliance-Vorgaben einhalten und bei Abweichungen Maßnahmen einleiten
g)Kosten nachkalkulieren, Rechnungen prüfen und kontieren
h)Veranstaltungen dokumentieren und analysieren, Informationen für die Öffentlichkeitsarbeit und nachfolgende Prozesse nutzen

9 Aufgaben der Verwaltung wahrnehmen und Recht anwenden22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)Kunden und Bürger im Umgang mit Verwaltung situationsgerecht unterstützen, auf sachgerechte Antragstellung hinwirken
b)Möglichkeiten der Aufgabenerledigung Kunden und Bürgern nachvollziehbar aufzeigen
c)Verwaltungsprozesse transparent gestalten
d)Anliegen und Zuständigkeiten klären, Sachverhalte ermitteln, Maßnahmen einleiten
e)Beteiligungsverfahren durchführen, dabei Verfahrensvorschriften beachten
f)Rechtsgrundlagen bei der Wahrnehmung von Fachaufgaben anwenden
g)Sachverhalte unter Tatbestandsmerkmale subsumieren und unter Beachtung gebundenen und ungebundenen Verwaltungshandelns Rechtsfolgen feststellen
h)Verwaltungsakte entwerfen
i)Bekanntgabe von Verwaltungsakten veranlassen
j)Widersprüche, Einsprüche und Beschwerden entgegennehmen, Form und Frist prüfen und weiterleiten
k)Möglichkeiten der Korrektur von Verwaltungshandlungen aufzeigen
l)Vorgänge nach rechtlichen und behördlichen Vorgaben dokumentieren
m)Bearbeitungsprozesse analysieren und Verbesserungen vorschlagen

10 Haushaltsmittel planen und bewirtschaften22 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)rechtliche Grundlagen des öffentlichen Haushaltes unter Berücksichtigung des Haushalts- oder Wirtschaftsplans anwenden
b)Haushaltsgrundsätze bei der Mittelbewirtschaftung anwenden
c)am Verfahren zur Aufstellung des Haushalts- oder Wirtschaftsplans mitwirken
d)Anforderungen der Haushaltsaufsicht und Haushaltskontrolle berücksichtigen
e)Geschäftsvorgänge zuordnen und Buchungen vorbereiten
f)bei der Mittelbedarfsberechnung im Rahmen der Haushaltsausführung mitwirken
g)gebuchte Einnahmen, Ausgaben, Erträge und Aufwendungen ermitteln und hochrechnen
h)Übersichten für Mittelzu- und -abflüsse erstellen, überwachen und weiterleiten
i)Voraussetzungen für Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen prüfen
j)Unterlagen für den Jahresabschluss zusammenstellen

Abschnitt C: wahlqualifikationsübergreifende integrativ zu vermittelnde Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten6 Positionen

1 Organisation des Ausbildungsbetriebes, Berufsbildung sowie Arbeits- und Tarifrecht

a)den Aufbau und die grundlegenden Arbeits- und Geschäftsprozesse des Ausbildungsbetriebes erläutern
b)Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsvertrag feststellen und Aufgaben der Beteiligten im dualen System der Berufsausbildung beschreiben
c)die Bedeutung, die Funktion und die Inhalte der Ausbildungsordnung und des betrieblichen Ausbildungsplans erläutern sowie zu deren Umsetzung beitragen
d)die für den Ausbildungsbetrieb geltenden arbeits-, sozial-, tarif- und mitbestimmungsrechtlichen Vorschriften erläutern
e)Grundlagen, Aufgaben und Arbeitsweise der betriebsverfassungs- oder personalvertretungsrechtlichen Organe des Ausbildungsbetriebes erläutern
f)Beziehungen des Ausbildungsbetriebes und seiner Beschäftigten zu Wirtschaftsorganisationen und Gewerkschaften erläutern
g)Positionen der eigenen Entgeltabrechnung erläutern
h)wesentliche Inhalte von Arbeitsverträgen erläutern
i)Möglichkeiten des beruflichen Aufstiegs und der beruflichen Weiterentwicklung erläutern

2 Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit

a)Rechte und Pflichten aus den berufsbezogenen Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften kennen und diese Vorschriften anwenden
b)Gefährdungen von Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz und auf dem Arbeitsweg prüfen und beurteilen
c)sicheres und gesundheitsgerechtes Arbeiten erläutern
d)technische und organisatorische Maßnahmen zur Vermeidung von Gefährdungen sowie von psychischen und physischen Belastungen für sich und andere, auch präventiv, ergreifen
e)ergonomische Arbeitsweisen beachten und anwenden
f)Verhaltensweisen bei Unfällen beschreiben und erste Maßnahmen bei Unfällen einleiten
g)betriebsbezogene Vorschriften des vorbeugenden Brandschutzes anwenden, Verhaltensweisen bei Bränden beschreiben und erste Maßnahmen zur Brandbekämpfung ergreifen

3 Umweltschutz und Nachhaltigkeitwährend der gesamten Ausbildung

a)Möglichkeiten zur Vermeidung betriebsbedingter Belastungen für Umwelt und Gesellschaft im eigenen Aufgabenbereich erkennen und zu deren Weiterentwicklung beitragen
b)bei Arbeitsprozessen und im Hinblick auf Produkte, Waren oder Dienstleistungen Materialien und Energie unter wirtschaftlichen, umweltverträglichen und sozialen Gesichtspunkten der Nachhaltigkeit nutzen
c)für den Ausbildungsbetrieb geltende Regelungen des Umweltschutzes einhalten
d)Abfälle vermeiden sowie Stoffe und Materialien einer umweltschonenden Wiederverwertung oder Entsorgung zuführen
e)Vorschläge für nachhaltiges Handeln für den eigenen Arbeitsbereich entwickeln
f)unter Einhaltung betrieblicher Regelungen im Sinne einer ökonomischen, ökologischen und sozial nachhaltigen Entwicklung zusammenarbeiten und adressatengerecht kommunizieren

4 digitalisierte Arbeitswelt

a)mit eigenen und betriebsbezogenen Daten sowie mit Daten Dritter umgehen und dabei die Vorschriften zum Datenschutz und zur Datensicherheit einhalten
b)Risiken bei der Nutzung von digitalen Medien und informationstechnischen Systemen einschätzen und bei deren Nutzung betriebliche Regelungen einhalten
c)ressourcenschonend, adressatengerecht und effizient kommunizieren sowie Kommunikationsergebnisse dokumentieren
d)Störungen in Kommunikationsprozessen erkennen und zu ihrer Lösung beitragen
e)Informationen in digitalen Netzen recherchieren und aus digitalen Netzen beschaffen sowie Informationen, auch fremde, prüfen, bewerten und auswählen
f)Lern- und Arbeitstechniken sowie Methoden des selbstgesteuerten Lernens anwenden, digitale Lernmedien nutzen und Erfordernisse des lebensbegleitenden Lernens erkennen und ableiten
g)Aufgaben zusammen mit Beteiligten, einschließlich der Beteiligten anderer Arbeits- und Geschäftsbereiche, auch unter Nutzung digitaler Medien, planen, bearbeiten und gestalten
h)Wertschätzung anderer unter Berücksichtigung gesellschaftlicher Vielfalt praktizieren

5 Arbeitsorganisation und Informationsmanagement gestalten4 Wochen im 1. bis 15. Monat, 2 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)eigene Arbeit systematisch planen, durchführen und kontrollieren sowie Arbeits- und Organisationsmittel einsetzen
b)Abläufe unter Berücksichtigung von Informationsflüssen, Entscheidungswegen und Schnittstellen einordnen und mitgestalten
c)Informationen recherchieren, auswerten, beurteilen, aufbereiten und archivieren
d)Vor- und Nachteile verschiedener Informationsquellen berücksichtigen
e)die eigene Arbeitsweise reflektieren, Verbesserungspotenzial identifizieren und zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsprozessen beitragen

6 Zusammenarbeit und Kommunikation gestalten2 Wochen im 1. bis 15. Monat, 9 Wochen im 16. bis 36. Monat

a)interne und externe Kommunikationsprozesse sowie Kooperationsprozesse gestalten
b)Aufgaben im Team planen und bearbeiten
c)unter Berücksichtigung der Zielgruppe und des Sachverhaltes geeignete analoge oder digitale Kommunikationswege auswählen und zielführend einsetzen
d)Gesprächsführungs- und Fragetechniken anwenden
e)Gespräche ziel- und kundenorientiert führen, Zeitrahmen einhalten, Ergebnisse zusammenfassen
f)Feedback konstruktiv geben und entgegennehmen
g)soziokulturelle Unterschiede in der Kommunikation berücksichtigen
h)Wertschätzung, Respekt und Vertrauen als Grundlage erfolgreicher Zusammenarbeit erkennen
i)zur Konfliktlösung im eigenen Arbeitsumfeld beitragen
j)fremdsprachige Fachbegriffe anwenden
k)Auskünfte in einer Fremdsprache einholen und erteilen

Häufige Fragen

Was schreibe ich als Kaufmann für Büromanagement ins Berichtsheft?

Die Aufgaben der Woche, zum Beispiel Auftragsbearbeitung, Schriftverkehr, Einkauf, Terminorganisation und Rechnungsprüfung, mit Stunden je Tag, dazu die Themen der Berufsschule. Stichworte mit konkreten Handlungen sind besser als „Büroarbeit“.

Darf ich Namen von Kunden und Lieferanten ins Berichtsheft schreiben?

Nein, das ist nicht nötig. Beschreiben Sie die Tätigkeit ohne Firmen- und Personennamen. Auszubildende müssen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse wahren (§ 13 Satz 2 Nummer 6 BBiG).

Wie halte ich meine Wahlqualifikationen im Berichtsheft fest?

Schreiben Sie die Tätigkeiten dort auf, wo sie anfallen, und achten Sie darauf, dass beide Wahlqualifikationen aus dem Ausbildungsvertrag vorkommen. Ihr Ausbildungsplan zeigt, wann die Inhalte dran sind.

Muss ich das Berichtsheft schon zu Teil 1 der Abschlussprüfung vorlegen?

Ja, die Zulassungsvoraussetzungen gelten nach § 44 Absatz 2 BBiG auch für Teil 1. Dazu gehört der Ausbildungsnachweis nach § 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG. Teil 1 liegt im vierten Ausbildungshalbjahr.

Quellen

Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement (BüroMKfAusbV), abgerufen am 15.10.2026
Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses zum Ausbildungsnachweis, abgerufen am 15.10.2026

Das Berichtsheft digital führen

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*Mit dem Code IHK2026: bis einschließlich 31.12.2026 kostenfrei (bei Abschluss ab 2027: 30 Tage), danach zum halben Preis, bei jährlicher Zahlung 41,25 € im Monat (495 € im Jahr), netto. Preis fest bis Ende 2030, danach bis 2045 nur Inflationsausgleich nach dem Verbraucherpreisindex. Abschluss bis 31.03.2027. *Aktionsbedingungen

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