Berichtsheft als Fachkraft für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen: Beispiele und Tipps

Ins Berichtsheft gehören die Tätigkeiten, die Sie in der Woche im Betrieb, in der Berufsschule und bei Lehrgängen ausgeführt haben, zum Beispiel die Annahme und Abholung von Sendungen, den Umschlag im Sortierzentrum, die Zustellung auf der Tour, die Kassenführung und die Kundenkommunikation. Jede Woche bekommt ihre Einträge in Stichworten oder kurzen Sätzen, mit Angabe der Stunden. Auf dieser Seite finden Sie zwei Beispielwochen, Formulierungshilfen und Hinweise zu Berufsschule, Lehrgängen und Zulassung zur Abschlussprüfung.

Stand: 21.10.2026

Was als Fachkraft für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen ins Berichtsheft gehört

Grundlage ist die Verordnung über die Berufsausbildung zur Fachkraft für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen (KEPFachAusbV). Die Ausbildung dauert 2 Jahre. Schwerpunkte oder Fachrichtungen gibt es in diesem Beruf nicht; alle Auszubildenden durchlaufen dieselben Berufsbildpositionen.

Der Ausbildungsrahmenplan ordnet die Inhalte nach Berufsbildpositionen. Ihre Einträge lassen sich diesen Bereichen zuordnen:

Der Ausbildungsbetrieb (Stellung und Struktur, Arbeits- und Tarifrecht, Sicherheit und Gesundheitsschutz, Umweltschutz)
Arbeitsorganisation (Arbeitsplanung, Informations- und Kommunikationssysteme)
Kommunikation und Kooperation (kundenorientierte Kommunikation, Teamarbeit)
Leistungserstellung (Dienstleistungsangebot, rechtliche Rahmenbedingungen, Qualitätssicherung)
Annahme und Abholung von Sendungen
Umschlag
Auslieferung (Zustellungsvorbereitung, Zustellungsdurchführung, Zustellungsnachbearbeitung)
Kassenführung

Was ist der Ausbildungsrahmenplan und wo finden Betriebe ihn?

Beispielwoche im ersten Ausbildungsjahr

Die Einträge sind Beispiele; Ihre Woche sieht anders aus. Die Stunden richten sich nach Ihrem Ausbildungsvertrag.

Tag	Tätigkeiten	Stunden
Montag	Einweisung in die Arbeitssicherheit im Sortierzentrum, Umgang mit Handscanner und Rollcontainern, Sendungen nach Postleitzahl vorsortiert	8
Dienstag	Abholaufträge von Geschäftskunden angenommen, Sendungen gewogen und vermessen, Sendungsdaten im System erfasst	8
Mittwoch	Berufsschule: Aufbau und Struktur des Ausbildungsbetriebs, Sendungsarten, Wirtschafts- und Sozialkunde	8
Donnerstag	Umschlag an der Rampe, Sendungen entladen, gescannt und auf Zustellbezirke verteilt, Beschädigungen dokumentiert	8
Freitag	Begleitung einer Zustelltour, Pakete übergeben und Empfangsbestätigungen eingeholt, Rückläufer am Depot abgegeben	8

Stunden im Berichtsheft: Arbeitszeit, Überstunden und Berufsschule

Beispielwoche im zweiten Ausbildungsjahr

Tag	Tätigkeiten	Stunden
Montag	Zustellung vorbereitet: Tour geplant, Sendungen in Fahrzeug nach Stoppfolge geladen, Nachnahmebeträge geprüft	8
Dienstag	Eigene Zustelltour mit 85 Stopps gefahren, Zustellversuche und Benachrichtigungen im Scanner erfasst	8
Mittwoch	Berufsschule: Kassenabrechnung, rechtliche Rahmenbedingungen im Postverkehr, Qualitätssicherung	8
Donnerstag	Kasse abgerechnet, Nachnahmen und Bargeld mit dem Tagesbeleg abgeglichen, Reklamation eines Kunden zu einer verspäteten Sendung bearbeitet	8
Freitag	Sendungsverfolgung bei verlorenen Sendungen durchgeführt, Fehlleitungen korrigiert, Ablauf der Zustellung im Team nachbesprochen	8

Berufsschule im Berichtsheft des Fachkraft für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen

Tragen Sie die Unterrichtsthemen als Stichworte ein, zum Beispiel Sendungsarten und Beförderungsbedingungen, Haftung im Transport oder Kassenabrechnung. Der Rahmenlehrplan der Kultusministerkonferenz gliedert den Unterricht in Lernfelder; welche davon wann dran sind, legt Ihre Berufsschule fest.

Nach der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses gehören die Themen des Berufsschulunterrichts in den Ausbildungsnachweis.

Berufsschule im Berichtsheft eintragen

Formulierungen für den Beruf Fachkraft für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen

Statt	Besser
Pakete sortiert	Pakete nach Postleitzahl auf 12 Zustellbezirke verteilt und im Scanner den Bezirk bestätigt
Tour gefahren	Tour mit 85 Stopps nach Stoppfolge abgefahren, 3 Zustellversuche als nicht angetroffen erfasst
Kasse gemacht	Nachnahmebeträge der Tour abgerechnet und mit dem Tagesbeleg abgeglichen
Kundenanfrage beantwortet	Anfrage zum Sendungsstatus im System nachverfolgt und dem Kunden den Zustelltermin mitgeteilt
Beim Entladen geholfen	Fahrzeug an der Rampe entladen, Sendungen gescannt und beschädigte Pakete mit Foto dokumentiert

Formulierungen fürs Berichtsheft

Fachberichte, Lehrgänge und zuständige Stelle

Ausgebildet wird bei Kurier-, Express- und Paketdiensten und bei Postdienstleistern, zuständige Stelle ist die Industrie- und Handelskammer. Ob Fachberichte, Skizzen oder Fotos verlangt werden, geben Kammer und Betrieb vor. Fragen Sie Ihren Ausbilder.

Lehrgänge außerhalb der Ausbildungsstätte tragen Sie mit Thema, Ort und Stunden ein. Der Betrieb stellt Sie dafür frei (§ 15 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 BBiG). Kundennamen und Auftragsnummern brauchen Sie im Nachweis nicht.

ÜBA und Lehrgänge im Berichtsheft: so tragen Sie Unterweisungen ein

Abschlussprüfung und Zulassung

Die Abschlussprüfung hat vier Prüfungsbereiche. In Auftragsbearbeitung (schriftlich, höchstens 90 Minuten) geht es um Auftragsannahme, Qualitätssicherung sowie Sortierungs- und Umschlagsprozesse. In Zustellung (schriftlich, höchstens 120 Minuten) werden Zustellungsprozesse und Kassenabrechnungen geprüft. Dazu kommt Wirtschafts- und Sozialkunde (schriftlich, höchstens 60 Minuten). Die praktische Arbeitsaufgabe mit Fachgespräch dauert zusammen höchstens 45 Minuten und zählt bei der Gesamtnote doppelt.

Zur Abschlussprüfung wird zugelassen, wer den Ausbildungsnachweis vorgelegt hat (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG). Nach der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses wird der Nachweis in der Prüfung nicht bewertet.

Ausbildungsrahmenplan

Was der Betrieb in der Ausbildung vermittelt, legt der Ausbildungsrahmenplan fest, eine Anlage der Ausbildungsordnung. Hier steht er im Wortlaut der Verordnung über die Berufsausbildung zur Fachkraft für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen (KEPFachAusbV), abgerufen von gesetze-im-internet.de am 25.10.2026. Verweise auf Paragrafen der Verordnung sind in den Überschriften weggelassen. Die Zeitangaben sind Richtwerte; maßgeblich ist die amtliche Fassung.

Positionen des Rahmenplans22 Positionen

1 Der Ausbildungsbetrieb

1.1 Stellung, Rechtsform und Struktur des Ausbildungsbetriebes

a)Geschäftsfelder des Ausbildungsbetriebes und seine Stellung am Markt beschreiben
b)Aufbau- und Ablauforganisation sowie Zuständigkeiten im Ausbildungsbetrieb erläutern
c)Rechtsform des Ausbildungsbetriebes darstellen
d)Zusammenarbeit des Ausbildungsbetriebes mit Wirtschaftsorganisationen, Behörden, Gewerkschaften und Berufsvertretungen beschreiben

1.2 Berufsbildung, arbeits-, sozial- und tarifrechtliche Vorschriften

a)Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsvertrag feststellen und Aufgaben der Beteiligten im dualen System beschreiben
b)den betrieblichen Ausbildungsplan mit der Ausbildungsordnung vergleichen
c)Positionen der eigenen Entgeltabrechnung beschreiben
d)arbeits-, sozial- und mitbestimmungsrechtliche Vorschriften sowie für den Ausbildungsbetrieb geltende Tarif- und Arbeitszeitregelungen beachten
e)wesentliche Inhalte und Bestandteile eines Arbeitsvertrages darstellen
f)lebensbegleitendes Lernen für die berufliche und persönliche Entwicklung begründen; berufliche Aufstiegs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten darstellen

1.3 Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit

a)Gefährdung von Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz feststellen und Maßnahmen zu ihrer Vermeidung ergreifen
b)berufsbezogene Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften anwenden
c)Verhaltensweisen bei Unfällen beschreiben sowie erste Maßnahmen einleiten
d)Vorschriften des vorbeugenden Brandschutzes anwenden; Verhaltensweisen bei Bränden beschreiben und Maßnahmen zur Brandbekämpfung ergreifen

1.4 Umweltschutz

Zur Vermeidung betriebsbedingter Umweltbelastungen im beruflichen Einwirkungsbereich beitragen, insbesondere

a)mögliche Umweltbelastungen durch den Ausbildungsbetrieb und seinen Beitrag zum Umweltschutz an Beispielen erklären
b)für den Ausbildungsbetrieb geltende Regelungen des Umweltschutzes anwenden
c)Möglichkeiten der wirtschaftlichen und umweltschonenden Energie- und Materialverwendung nutzen
d)Abfälle vermeiden; Stoffe und Materialien einer umweltschonenden Entsorgung zuführen

2 Arbeitsorganisation

2.1 Arbeitsplanung

a)Arbeitsaufträge erfassen, die eigene Arbeit strukturieren, Arbeitsschritte mit den Beteiligten abstimmen
b)Arbeitstechniken, Arbeits- und Organisationsmittel sowie Lerntechniken einsetzen
c)Informationsquellen nutzen
d)ergonomische Regeln bei der Arbeit beachten
e)Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsorganisation im eigenen Arbeitsbereich vorschlagen

2.2 Informations- und Kommunikationssysteme

a)betriebsspezifische Software anwenden
b)Netze und Dienste nutzen, Sicherheitsanforderungen beachten
c)Daten und Informationen aufgabenbezogen erfassen und bereitstellen
d)Notwendigkeit der Datensicherung begründen; betriebliche Datenschutz- und Datensicherungsmaßnahmen anwenden
e)Sendungsverfolgungs- und Nachweissysteme anwenden

3 Kommunikation und Kooperation

3.1 Kundenorientierte Kommunikation

a)die eigene Rolle als Dienstleister im Kundenkontakt berücksichtigen und kundenorientiert handeln
b)im Kundengespräch sprachliche und nichtsprachliche Kommunikationsformen berücksichtigen
c)fremdsprachige Fachbegriffe anwenden
d)Kundenreklamationen und Beschwerden entgegennehmen und weiterleiten
e)Sachverhalte situationsbezogen und adressatengerecht aufbereiten

3.2 Teamarbeit und Kooperation

a)Zusammenarbeit aktiv gestalten und Aufgaben teamorientiert und kooperativ umsetzen
b)Auswirkungen von Information, Kommunikation und Kooperation auf Betriebsklima, Arbeitsleistung und Geschäftserfolg beachten
c)zur Vermeidung von Kommunikationsstörungen beitragen und Möglichkeiten der Konfliktlösung anwenden

4 Leistungserstellung

4.1 Dienstleistungsangebot

a)Dienstleistungsangebote der Branche unterscheiden
b)Schnittstellen zu Fremdleistungen berücksichtigen
c)bei der Ausgestaltung des betrieblichen Dienstleistungsangebotes mitwirken

4.2 Rechtliche Rahmenbedingungen

a)rechtliche Vorschriften beachten und allgemeine Geschäftsbedingungen anwenden
b)Regelungen zur Wahrung des Postgeheimnisses und des Datenschutzes anwenden
c)sendungsbezogene Sicherheitsvorschriften beachten sowie Schutz- und Sicherheitsvorkehrungen treffen
d)Gefahrgut identifizieren; sendungsbezogene Gefahrgutvorschriften beachten
e)Haftungsregelungen beachten

4.3 Qualitätssicherung

a)Qualitätsziele des Unternehmens im eigenen Arbeitsbereich umsetzen
b)zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsprozessen beitragen
c)den Zusammenhang zwischen Qualität und Kundenzufriedenheit beachten
d)Einsatzbereitschaft von Arbeitsmitteln gewährleisten

5 Annahme und Abholung

a)Sendungsdokumentationen sowie Übereinstimmung von Sendungen und Aufträgen prüfen, bei Abweichungen Maßnahmen einleiten
b)über Preise, Versendungsformen und Versandbedingungen des Ausbildungsbetriebes informieren
c)Sendungsentgelte berechnen
d)Aufträge und Sendungen annehmen
e)verkehrsgeographische Bedingungen berücksichtigen

6 Umschlag

a)Leistungsanforderungen aus den Aufträgen für den Transport ermitteln und Transportmittel wählen
b)Sendungen für Weitertransport, Lagerung, Nachsendung und Zustellung sortieren
c)Sendungen nachbearbeiten, Maße und Gewichte prüfen, Nachentgelte berechnen

7 Auslieferung

7.1 Zustellungsvorbereitung

a)Auslieferfolge unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und zeitlichen Vorgaben planen
b)Sendungen überprüfen und nach Auslieferfolge sortieren
c)Auslieferungsanforderungen beachten
d)Sendungen für Transport und Zustellung vorbereiten
e)Ladungssicherheit berücksichtigen

7.2 Zustellungsdurchführung

a)Auslieferungsbestimmungen anwenden
b)Sendungen transportieren und zustellen, Zustellungen dokumentieren, ergänzende Dienstleistungen erbringen
c)Rücklauf unzustellbarer Sendungen gewährleisten

7.3 Zustellungsnachbearbeitung

a)Sendungsdokumentationen nachbereiten und Zustellinformationen weiterleiten
b)Sendungen für Abholung und wiederholte Zustellung vorbereiten
c)unzustellbare und nachzusendende Sendungen bearbeiten
d)Schäden und Mängel feststellen und melden

8 Kassenführung

a)Zahlungen entgegennehmen, Zahlungsvorgänge dokumentieren
b)Abrechnungen und Kassenabschluss durchführen
c)Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Kassenführung begründen

Zeitliche Gliederung

•
- •
  - 1. Ausbildungsjahr

(1) In einem Zeitraum von insgesamt drei bis fünf Monaten sind schwerpunktmäßig die Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildpositionen

1.1Stellung, Rechtsform und Struktur des Ausbildungsbetriebes,
1.2Berufsbildung, arbeits-, sozial- und tarifrechtliche Vorschriften, Lernziele a bis d,
1.3Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit,
4.1Dienstleistungsangebot, Lernziel a,
4.2Rechtliche Rahmenbedingungen, Lernziel b,
6.Umschlag, Lernziele a und b,
7.1Zustellungsvorbereitung, Lernziele d und e,

zu vermitteln.

(2) In einem Zeitraum von insgesamt drei bis fünf Monaten sind schwerpunktmäßig die Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildpositionen

2.1Arbeitsplanung, Lernziele a, b und d,
2.2Informations- und Kommunikationssysteme,
4.1Dienstleistungsangebot, Lernziel b,
4.2Rechtliche Rahmenbedingungen, Lernziel c,
4.3Qualitätssicherung, Lernziel a,
5.Annahme und Abholung, Lernziel a,
6.Umschlag, Lernziel c,
7.1Zustellungsvorbereitung, Lernziele b und c,

zu vermitteln.

(3) In einem Zeitraum von insgesamt drei bis fünf Monaten sind schwerpunktmäßig die Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildpositionen

1.4Umweltschutz,
2.1Arbeitsplanung, Lernziel c,
3.1Kundenorientierte Kommunikation, Lernziele a und b,
4.3Qualitätssicherung, Lernziel d,
7.2Zustellungsdurchführung,
8.Kassenführung, Lernziel a,

zu vermitteln.

•
- •
  - 2. Ausbildungsjahr

(1) In einem Zeitraum von insgesamt zwei bis vier Monaten sind schwerpunktmäßig die Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildpositionen

3.2Teamarbeit und Kooperation, Lernziele a und b,
4.3Qualitätssicherung, Lernziel c,
7.3Zustellungsnachbearbeitung

zu vermitteln.

(2) In einem Zeitraum von insgesamt drei bis fünf Monaten sind schwerpunktmäßig die Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildpositionen

3.1Kundenorientierte Kommunikation, Lernziele c bis e,
3.2Teamarbeit und Kooperation, Lernziel c,
4.2Rechtliche Rahmenbedingungen, Lernziele a und e,
7.1Zustellungsvorbereitung, Lernziel a,
8.Kassenführung, Lernziele b und c,

zu vermitteln und im Zusammenhang damit die Vermittlung der Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildposition

7.2Zustellungsdurchführung, Lernziele a und b,

fortzuführen.

(3) In einem Zeitraum von insgesamt vier bis sechs Monaten sind schwerpunktmäßig die Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildpositionen

1.2Berufsbildung, arbeits-, sozial- und tarifrechtliche Vorschriften, Lernziele e und f,
2.1Arbeitsplanung, Lernziel e,
4.1Dienstleistungsangebot, Lernziel c,
4.2Rechtliche Rahmenbedingungen, Lernziel d,
4.3Qualitätssicherung, Lernziel b,
5.Annahme und Abholung, Lernziele b bis e,

zu vermitteln und im Zusammenhang damit die Vermittlung der Fertigkeiten und Kenntnisse der Berufsbildpositionen

5.Annahme und Abholung, Lernziel a,
6.Umschlag, Lernziel c,

fortzuführen.

Häufige Fragen

Wie oft muss ich als Fachkraft für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen das Berichtsheft führen?

Das legen Ausbildungsbetrieb und Kammer fest, üblich ist ein Eintrag pro Woche. Sie führen den Nachweis während der Ausbildung (§ 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG). Planen Sie dafür einen festen Termin in der Woche ein.

Darf ich das Berichtsheft während der Arbeitszeit schreiben?

Das regelt der Ausbildungsvertrag oder der Betrieb. Viele Betriebe geben dafür Zeit während der Ausbildung, fragen Sie Ihren Ausbilder. Ausbildende sehen den Nachweis regelmäßig durch (§ 14 Absatz 2 BBiG).

Wie detailliert müssen Einträge zu Touren und Sendungen sein?

Nennen Sie, was Sie getan haben, zum Beispiel Sortierung, Zustellung oder Kassenabrechnung, und wie viele Stunden. Kundennamen, Adressen und Sendungsnummern gehören nicht hinein. Zahlen wie Stopps oder Zustellbezirke machen den Eintrag aber konkret.

Wird das Berichtsheft in der Abschlussprüfung bewertet?

Nein, nach der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses wird der Nachweis nicht bewertet. Er muss aber vorliegen, denn ohne ihn erfolgt keine Zulassung (§ 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG).

Quellen

Verordnung über die Berufsausbildung zur Fachkraft für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen (KEPFachAusbV), abgerufen am 21.10.2026
Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses zum Ausbildungsnachweis, abgerufen am 21.10.2026

Das Berichtsheft digital führen

heftwerk ist ein Berichtsheft-Tool für den digitalen Ausbildungsnachweis. Auszubildende tragen ihre Woche am Telefon oder am Rechner ein, der Ausbilder gibt sie frei, und der Nachweis steht als PDF bereit. Für Auszubildende ist heftwerk kostenlos, den Zugang richtet der Ausbildungsbetrieb ein. heftwerk im Überblick

Ausbildungsnachweis nach BBiG, Freigabe durch den Ausbilder, Export als PDF. Ab 41,25 € im Monat* für bis zu fünf Auszubildende, netto zuzüglich Umsatzsteuer. Preis und häufige Fragen

*Mit dem Code IHK2026: bis einschließlich 31.12.2026 kostenfrei (bei Abschluss ab 2027: 30 Tage), danach zum halben Preis, bei jährlicher Zahlung 41,25 € im Monat (495 € im Jahr), netto. Preis fest bis Ende 2030, danach bis 2045 nur Inflationsausgleich nach dem Verbraucherpreisindex. Abschluss bis 31.03.2027. *Aktionsbedingungen

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